SOW: grote onbekende voor lokale service providers en Vlaamse bedrijven?

“Een goede SOW zorgt er vooral voor dat de sourcing partner de juiste diensten levert, binnen de afgesproken deadlines en binnen het overeengekomen budget.” Zo beschrijft Elke de Loecker van Randstad Enterprise Solutions de ‘Statement of Work’.

Elke de Loecker, die al heel haar carrière actief is rond personeelsbeleid en personeelsorganisatie, staat ons te woord als Executive Vice President en Global Head of Enterprise Sales EMEA bij Randstad Enterprise Solutions. Zij schreef het zevende hoofdstuk van de ‘Juridische Gids voor Opdrachtgevers’ over ‘Statement of Work’ en praat ons graag bij over wat zij ‘services procurement’ noemt.

In een reeks van vier afleveringen bespreken we samen met de externe auteurs van de NextConomy ‘Juridische Gids voor Opdrachtgevers’ de opmerkelijkste onderdelen. U kan deze gids nog steeds gratis downloaden en ook het bijhorende webinar staat online.

Corporates bij Randstad

“Op elk moment van een carrièrepad biedt Randstad ondersteuning, zowel naar het talent als naar het bedrijf. Voor veel bedrijven hebben wij qua HR en procurement een aanbod om van heel dicht bepaalde processen over te nemen of af te werken: denk aan MSP en RPO. Daarnaast bieden wij ook nog HR consultancy rond coaching, interne mobiliteit en alle andere transitie processen.”

Vanuit haar globale verantwoordelijkheid krijgt Elke de Loecker dagelijks te maken met HR-uitdagingen van grote corporates die behoren tot de Global Forbes 2000. België heeft maar weinig dergelijke bedrijven. Maar gekende namen als UCB, Johnson & Johnson Innovative Medicine (het vroegere Janssen Pharmaceutica) en Proximus behoren bijvoorbeeld tot haar Belgische klantenkring.

Welkom in de wereld van de ‘contingent workforce’

Hoewel de Belgische markt maar een piepklein deel van haar tijd en bezorgdheden uitmaakt, heeft zij vanuit haar jarenlange sympathie voor Nextconomy toch graag meegewerkt aan een hoofdstuk van onze Juridische Gids.

“Ik sta volledig achter het idee en het uitgangspunt. De gids biedt een overzichtelijk beeld van alle contractvormen voor de ‘contingent workforce’ van freelancers, zelfstandige dienstverleners, uitzendkrachten en consultants. Met onze correcte definities en uitleg van de diverse juridische contractvormen bieden wij de HR-verantwoordelijken, de procurement-professionals en ook alle leden van de zogenaamde C-suite meer inzicht bij de vele mogelijkheden om schaars extern talent aan te trekken of te behouden.”

Externe flexibiliteit

Elke de Loecker steekt meteen van wal: “Staar u nooit blind op de contractvorm. Het gaat uiteindelijk om de kandidaat zelf. Hoe dit intern geregeld is, is irrelevant want de wereld verandert constant en snel. De klassieke traditionele vorm van de quasi-levenslange job bij dezelfde werkgever heeft nu echt wel afgedaan. De huidige generatie beseft dat het gaat om projectmatig werk.’

“Een bedrijf dat succes wil hebben, moet gewoon de gepaste skills binnenhalen en mag geen schrik hebben voor minder bekende arbeidsvormen die gebaseerd zijn op externe flexibiliteit. Op termijn haal je daar meer voordelen dan nadelen uit, dat staat vast.”

Statement of Work

Het hoofdstuk ging over ‘Statement of Work’, de grote onbekende?
“Ja, SOW is vaak nog de grote onbekende voor lokale service providers en Vlaamse bedrijven. Zelf zijn wij daar in internationaal verband vaak mee bezig. Ik heb me voor mijn bijdrage vooral gebaseerd op eigen Engelstalige bronnen van Randstad en op de Belgische wetgeving.”

Moeten we SOW niet vertalen?
“Ja, ik ga mee met je bekommernis dat er wegens de internationale HR-context ook in Vlaanderen te veel Engelse termen gebruikt worden, die veelal moeilijk te vertalen zijn. Maar helaas vertoef ik zelf hele dagen in een Engelstalige werkomgeving… en er schieten mij nu enkel banale en nietszeggende vertalingen te binnen.”

Eigenlijk gaat het bij SOW letterlijk om een stuk papier, een contract met wat concrete afspraken, meer niet. “Het kan zowel om uren als een bepaald resultaat gaan. Een SOW gebruiken we voor ‘extra personeel’ dat niet op de payroll staat en niet via het uitzendkantoor komt. Je koopt welbepaalde diensten, het is dus eerder een vorm van ‘services procurement’. Maar ook die term slaat hier niet zo aan.”

Eigenlijk gaat het bij SOW letterlijk om een stuk papier, een contract met wat concrete afspraken, meer niet.

Hoe dan ook, een SOW helpt HR-professionals in grote bedrijven om hun soms complexe sourcing-vraagstukken op een efficiënte en effectieve manier te beheren. “Een goede SOW zorgt er vooral voor dat de sourcing partner de juiste diensten levert, binnen de afgesproken deadlines en binnen het overeengekomen budget.”

Externen met een servicecontract

Pas achteraf heeft ze zich gerealiseerd dat SOW, project sourcing en freelancing qua contractvorm eigenlijk erg dicht bij elkaar staan: “We hebben dat in drie stukken onderverdeeld maar eigenlijk is dat gewoon een groep van externen die werken onder een soort van servicecontract.
Eigenlijk zijn er drie grote groepen van belang: de vaste werknemers, de uitzendkrachten en allerlei dienstenleveranciers. Bij die laatste zijn er inderdaad allerlei varianten mogelijk maar uiteindelijk is dat allemaal niet zo complex.”

Als HR-managers niet goed opletten missen ze een groot deel van de werkende populatie in hun organisatie omdat deze niet op de payroll staat.

Elke de Loecker signaleert ons een veelzeggend cijfer: “Maar liefst 44% van de totale ‘workforce’ van de Amerikaanse ‘Top 1000 Fortune’ bedrijven zijn op de één of andere manier externe medewerkers. Dat is bijna de helft. In België loopt het wel nog niet zo’n vaart, maar als HR-managers niet goed opletten, missen ze een groot deel van de werkende populatie in hun organisatie omdat deze niet op de payroll staat. De boodschap van Nextconomy rond ‘total talent management’ zal vroeg of laat wel doorbreken, te beginnen bij de grotere bedrijven. Als thought leader en service provider zullen wij daar bij Randstad ook ons steentje toe bijdragen, dat is beloofd.”

Ook over haar slotboodschap voor onze lezers hoeft ze niet lang na te denken: “Sta open voor alle vormen van talent, ongeacht de contractvorm.”

Tips voor een goede SOW

Randstad Sourceright ondersteunt en adviseert HR-professionals graag bij het organiseren en opstellen van hun SOW’s (Statement of Work). Een SOW is een document dat de verantwoordelijkheden, verplichtingen en verwachtingen van beide partijen vastlegt.

Het is belangrijk om een SOW te hebben die duidelijk, beknopt en juridisch bindend is. Dat is een essentiële voorwaarde voor een succesvolle samenwerking tussen een bedrijf en een sourcing partner.

Zorg bij het opstellen van een SOW dus voor: