Digitaal Vlaanderen gaat voor een ‘best of breed’ workforce

Digitaal Vlaanderen in een notendop: wat is jullie missie, wat zijn de activiteiten en domeinen waarmee jullie dagdagelijks bezig zijn?

Digitaal Vlaanderen is het digitaliseringsagentschap van de Vlaamse overheid. Wij ondersteunen de digitale transformatie van overheden in Vlaanderen en je kent ons van bijvoorbeeld Mijn Burgerprofiel of het contact center 1700. We zitten ook vaak onder de motorkap van projecten, denk aan het Groeipakket dat grotendeels automatisch wordt uitbetaald, of de jobbonus. Nu werken we onder meer aan de Dienstencheques via Mijn Burgerprofiel, want vanaf 2025 zullen die voor iedereen helemaal digitaal verlopen.

Om dat te kunnen doen, beheren wij de centrale platformen van overheden, zoals het MAGDA gegevensdelingsplatform, de veiligheidsoplossingen en heel wat authentieke databronnen. Onze platformen en bronnen zitten ook onder de motorkap van diensten die je dagelijks gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan Waze die onze dienst gebruikt om te weten of er een weg tijdelijk is afgesloten door bijvoorbeeld wegenwerken of de wekelijkse markt. Of als je iets bestelt bij Bol.com, word je adres gecontroleerd via onze dienst zodat de bezorger het zeker op het juiste adres kan afleveren.

Wat is jouw rol binnen Digitaal Vlaanderen?

Ik ben hoofd van Digitaal Vlaanderen. Officieel heet dat “administrateur-generaal” bij de overheid, maar hoe eenvoudiger hoe beter. Dat geldt voor onze dienstverlening en dus ook voor onze titels. Ik leid het agentschap en samen met de collega’s van het Directiecomité zetten we de lijnen uit van Digitaal Vlaanderen en de Vlaamse digitale dienstverlening.

Hoeveel mensen werken dagelijks voor Digitaal Vlaanderen? Hoeveel intern en hoeveel extern?

Op dit moment werken er 630 mensen bij Digitaal Vlaanderen, waarvan 200 interne medewerkers, ambtenaren dus. Daarnaast tellen we 110 medewerkers van Vlaanderen Connect, de overheidsorganisatie om strategische ICT-sleutelfuncties te werk te stellen. De andere helft van onze medewerkers zijn externe consultants.

Daarnaast hebben wij ook nog verschillende gespecialiseerde raamcontracten met onze digitaliseringspartners die we tot onze entourage kunnen rekenen. Zij realiseren projecten of beheren enkele ondersteunende diensten, denk bijvoorbeeld aan onze cloud-operaties of de werkplekken van de Vlaamse ambtenaren. Op die manier blijven we wendbaar en innovatief, en kunnen we de juiste expertise op de juiste manier inzetten.

Digitaal Vlaanderen werkt aan heel diverse innovatieve projecten met grote maatschappelijke impact.

Wat maakt Digitaal Vlaanderen een aantrekkelijke werkplek voor talent? Waarom willen mensen graag bij jullie werken?

Digitaal Vlaanderen werkt aan heel diverse innovatieve projecten met grote maatschappelijke impact. In de digitaliseringsgolf van de voorbije jaren is onze rol enkel toegenomen, denk aan Covid of het conflict in Oekraïne waarbij digitalisering steevast een belangrijk deel van de beleidsoplossing is geweest. Dat is waar wij het verschil maken en dat is ook onze aantrekkingskracht voor talent.

Neem nu ons dataplatform MAGDA. Dat is technisch een complex gegeven, maar daardoor kunnen we er bijvoorbeeld voor zorgen dat steeds meer premies en subsidies automatisch kunnen betaald worden bijvoorbeeld. Of we brengen door middel van luchtfoto’s van Vlaanderen en de modernste AI-modellen in kaart welke daken in Vlaanderen potentieel asbest bevatten.

De dynamiek die ontstaat door gezamenlijk aan impactvolle projecten te werken, of je nu een klantgerichte rol vervult, of achter de schermen ervoor zorgt dat de motor goed draait, is eigen aan Digitaal Vlaanderen en uniek. Elk project is uitdagend op zijn manier, en vraagt een aanpak op maat waarbij we zowel experten als eerder generalistisch talent nodig hebben. Die mix van talenten, los van de hoedanigheid van jouw contract of statuut, is een verrijking voor onze medewerkers en hun loopbaan, en straalt ook opnieuw positief af op onze klanten en partners.

Elk project is uitdagend op zijn manier, en vraagt een aanpak op maat waarbij we zowel experten als eerder generalistisch talent nodig hebben. Die mix van talenten, los van de hoedanigheid van jouw contract of statuut, is een verrijking voor onze medewerkers en hun loopbaan, en straalt ook opnieuw positief af op onze klanten en partners.

Digitaliseren is een van de grootste bewegingen in onze economie en dat in een schaarste markt. Hoe hebben jullie tot op heden de instroom aan talent verzekerd?

Historisch heeft de Vlaamse overheid steeds intens samengewerkt met de private sector voor haar digitaliserings- en ICT-projecten. Daarvoor hebben we dus onder meer het raamcontract met de ICT-partners. De laatste jaren hebben we naast die klassieke samenwerking ook gebruik gemaakt van gemengde teams, waarbij externe talenten en interne medewerkers samen één team vormen. Die gemengde teams zorgen dat we wendbaar blijven en snel en flexibel kunnen opschalen. We zien een enorme versnelling in de digitale sector en die moeten wij als overheidsdienst ook kunnen volgen.

Externe talenten en interne medewerkers vormen samen één team. Die gemengde teams zorgen dat we wendbaar blijven en snel en flexibel kunnen opschalen.

Een ander instrument is de vzw Vlaanderen Connect waarover de Vlaamse overheid  sinds enkele jaren beschikt. . Die organisatie helpt Vlaamse overheden bij het werven van ICT-sleutelfuncties. Die sleutelfuncties zijn moeilijker te werven vanuit het ambtenarenstatuut, en met Vlaanderen Connect gaan we voor een langetermijnrelatie en zo borgen we de kennis intern.

Werven jullie zowel vast – als flexibel talent aan? Op basis waarvan wordt voor het een of andere statuut gekozen?

Het personeelskader van de Vlaamse overheid is vrij rigide, terwijl de digitale sector soms enorme groeicycli kan doormaken, denk bijvoorbeeld aan de post Covid-periode of nu met de evoluties omtrent AI. Dat maakt dat we onze vaste kern van medewerkers moeten aanvullen met flexibel talent. Dat kan op projectbasis, maar soms ook voor enkele jaren om een groot initiatief mee vorm te geven.

Daarnaast moeten we uiteraard ook kijken in welke vorm het talent op de markt beschikbaar is. We willen daar flexibel in zijn en het talent kunnen werven dat we nodig hebben, ongeacht in welk statuut dat is.

Externe talenten komen doorgaans via leveranciers. Jullie hebben Public Sourcing als MSP partner om deze ‘supply base’ te beheren namens Digitaal Vlaanderen. Wat zijn de doelstellingen van deze samenwerking? Hoe werken jullie in de praktijk met de MSP samen? En hoe ervaren jullie deze samenwerking?

Ons uitgangspunt is dat ieder op zijn sterkte moet spelen. Als MSP helpt Public Sourcing ons bij het opstellen van de juiste profielen en de gewenste competenties. Zij maken ook een voorselectie en ondersteunen het wervingsproces waar nodig. Zij vormen als partner ons verlengstuk in de arbeidsmarkt. Daardoor zorgt Public Sourcing er mee voor dat onze aankoopdienst efficiënt kan werken en zich kan concentreren op de kwalitatieve gesprekken en het onderzoeken van de cultural fit met het talent. De samenwerking met de MSP helpt ons de prijzen marktconform te houden en zorgt ook dat we een gelijk speelveld creëren voor alle partners in de markt.

We ervaren de samenwerking als positief en van strategische meerwaarde.

De samenwerking met de MSP helpt ons de prijzen marktconform te houden en zorgt ook dat we een gelijk speelveld creëren voor alle partners in de markt.

Hoe betrekken jullie externe talenten (en hun leveranciers) bij jullie missie en visie? Hoe maak je dat alle werkenden, op de loonlijst of niet, een succesvol samenwerkend geheel vormen dat bijdraagt aan de resultaten van de organisatie?

Externe talenten zijn voor ons volwaardige medewerkers. Ze worden dus ook uitgenodigd op onze kennis delingssessies of onze maandelijkse “Digitaal Vlaanderen Serveert” sessies waarbij we de hele organisatie bijeen brengen om de evoluties in de sector en onze organisatie te bespreken. Het statuut maakt voor ons inhoudelijk weinig uit. Formeel is er uiteraard wel een andere relatie, maar we werken heel nauw samen als één team.

De formule van gemengde teams, waarbij mensen met het ambtenarenstatuut, mensen van Vlaanderen Connect en externe medewerkers met elkaar samenwerken, is op enkele jaren tijd de norm geworden in onze organisatie. Het zit ondertussen ingebakken in onze cultuur dat we samen als één hecht team de doelstellingen van onze organisatie realiseren, ieder op zijn sterkte. Dat vergt zeker bijkomende inspanningen op het vlak van overleg, communicatie en opvolging en dat is het ons waard. We geloven dat we op die manier een “best of breed” workforce kunnen hebben.

De formule van gemengde teams, waarbij mensen met het ambtenarenstatuut, mensen van Vlaanderen Connect en externe medewerkers met elkaar samenwerken, is op enkele jaren tijd de norm geworden in onze organisatie.

Als je naar de toekomst kijkt, voorspellen arbeidsmarkt specialisten dat de schaarste enkel nog zal toenemen. Voorzien jullie een blijvende nood aan instroom? En zo ja, hoe zullen jullie die instroom aan talenten ook in de toekomst duurzaam organiseren?

Absoluut. Technologie evolueert razendsnel op dit moment. De samenleving evolueert aan een ongezien tempo. Dus ook onze organisatie moet zich blijven aanpassen en wendbaar zijn voor alle nieuwe vragen en uitdagingen die op ons afkomen. Digitale veiligheid en artificiële intelligentie bijvoorbeeld zijn twee domeinen waar we vandaag heel sterk op inzetten en dus ook heel wat extra mensen voor nodig hebben. Voor ons blijft de drievuldigheid in werving de meest duurzame oplossing:

• Medewerkers die als ambtenaar werken: voor de vaste en stabiele kern
• Medewerkers via Vlaanderen Connect: voor de ICT-sleutelfuncties die we langdurig willen invullen
• Externe medewerkers: specifieke expertise aantrekken, zowel duurzaam als flexibel

Past Digitaal Vlaanderen nog andere methoden toe om de beschikbaarheid aan geschikt talent te verzekeren? (Denk bijv. aan opleiden, …)

Opleiden is inderdaad evident. We ontwikkelen ook zelf een eigen curriculum, onze “Digital Leaders Academy” die we zowel voor medewerkers als leidinggevenden van alle VO-entiteiten (nvdr: VO = Vlaamse Overheid) en lokale besturen open stellen.

We geloven ook in de community-aanpak. Het probleem in onze sector is dat nieuwe opleidingen eigenlijk te traag ontwikkelen. Daarom zetten we ook in op het samenbrengen van mensen met dezelfde disciplines zodat ze van elkaar kunnen blijven leren. We doen dat bijvoorbeeld in het domein van digitale veiligheid en gegevensbescherming. Die groep van DPO’s en adviseurs groeit heel sterk en we zien dat een DPO in de overheidssector toch andere skills nodig heeft dan een DPO in de private sector. We doen dat ook met onze teamcoaches, die ook een hechte community vormen samen. Naast opleidingen zetten we daarom ook in op kennisdeling binnen de eigen community: van elkaar leren en groeien door voorbeelden en cases te bespreken. Dat gaat vaak sneller dan elk jaar een opleiding te volgen.

Naast opleidingen zetten we daarom ook in op kennisdeling binnen de eigen community: van elkaar leren en groeien door voorbeelden en cases te bespreken.

Voor artificiële intelligentie bijvoorbeeld zijn we een parcours gestart waarbij we aan de slag gaan met Copilot om te kijken hoe we het onze werking efficiënter kan maken. Dit doen we breed in onze organisatie, met vertegenwoordigers uit alle teams, om zo samen te ontdekken wat het voor ons kan betekenen. Zo geven we onze mensen de ruimte en de kans om zich op een doordachte manier te ontwikkelen tot een AI superstar.

Daarnaast zetten we ook doelbewust in op talentmanagement, door toekomstig talent aan te trekken voor bepaalde sleutelrollen en hun groeiperspectief te bieden. We willen nieuwkomers in ons agentschap de kansen geven om hun competenties mee te laten evolueren met de uitdagingen van projecten of het agentschap.

 Wat is jullie grootste verzuchting als het gaat over de toekomst van werk?

Twee verzuchtingen.

Het hybride werken, thuis en op kantoor, is een zegen voor iedereen. Het grote nadeel daarvan is dat er weinig ruimte is voor informeel contact. Op lange termijn zou voltijds afstandswerken ervoor zorgen dat de teams uit elkaar beginnen te drijven, eenvoudigweg omdat ze mekaar niet meer kennen en er geen persoonlijke band meer is. Daarom zetten we sinds vorig jaar sterk in op verbinden, door aan iedereen te vragen minstens halftijds op kantoor te werken. Soms is daar voor de betrokken medewerker geen directe reden voor, maar wel voor andere collega’s die een beroep willen doen op de expertise van de medewerker. Dat proces van informele kennisdeling en afstemming organiseer je nooit efficiënt vanop afstand. Bovendien zijn die contacten belangrijk voor de cohesie en de communicatie in ons agentschap. Dat is iets waar ik wel eens van wakker lig.

Een tweede verzuchting is meer een uitdaging. Hoe zorgen we ervoor dat onze organisatie mee blijft met alle technologische en maatschappelijke ontwikkelingen? Zeker met AI hebben we het afgelopen jaar enorme evoluties gekend. We reageren daar ook op, maar het rigide personeelskader en de koppenbesparing die binnen de overheid geldt, maakt dat het allemaal wat moeilijker is om wendbaarheid én een duurzame dienstverlening te blijven borgen.

Maar los van die verzuchtingen, het blijft een fantastisch agentschap om voor te werken. In al onze projecten, klein of groot, bouwen we mee aan de overheid van morgen. En daarvoor sta ik met plezier op elke ochtend.

Wie is Jan Smedts?

Jan Smedts staat aan het hoofd van Digitaal Vlaanderen, het digitaliseringsagentschap van de Vlaamse overheid. Digitaal Vlaanderen is de partner van overheden bij hun digitale transformatie en is gekend van platformen zoals MAGDA gegevensdeling en Mijn Burgerprofiel. In de schoot van Digitaal Vlaanderen is ook Athumi, het Vlaams Datanutsbedrijf, ontstaan.

Over Public Sourcing

Public-Sourcing is een neutrale MSP-dienstverlener, gespecialiseerd in de publieke sector.

Als geselecteerde partner van de Vlaamse overheid, helpt Public-Sourcing gemeenten, steden, agentschappen en andere entiteiten met het vinden en beheren van Generieke en ICT-experten op tijdelijke basis.

Voor meer informatie kunnen geïnteresseerden terecht op hun website: Raamovereenkomsten Vlaamse overheid | Public-Sourcing

Lees ook:

• Total Talent Management met een toekomstige en voorspellende blik

• MSP bij de Vlaamse Overheid: een gratis opportuniteit voor leveranciers

• Dit zijn de 6 genomineerden voor de allereerste Total Talent Management Awards