Van verleiden tot exitinterview: hoe freelancers duurzaam inhuren?

Als opdrachtgever trek je met onderstaande tips de aandacht van freelancers, verzeker je jezelf van een vlotte samenwerking en bestendig je de reputatie van je organisatie. 

Verleiden met een goede merkreputatie

Wanneer je een vacature voor een freelancer uitschrijft, wees er dan maar zeker van dat geïnteresseerde kandidaten je organisatie zullen googelen. Hoe zijn je bedrijfsreviews online? Wat post je op sociale netwerken? Is je website up-to-date? Matchen jouw bedrijfscultuur- en waarden met die van de freelancer? Zorg er dus voor dat die info beknopt en helder aanwezig is, zodat kandidaten snel kunnen achterhalen of de nodige ‘klik’ er is.  

Omschrijving opdracht

Niets is zo vervelend voor een freelancer als om met een opdracht te starten waarbij er nog veel vraagtekens zijn. Neem dus voor de start van het project de tijd voor een duidelijke briefing en het afsluiten van een goed contract met het doel van het project en andere bepalingen. Deel informatie over doelgroep, info over je bedrijf, de tools, handleiding, huisstijl, eventueel een procedureboek, gegevens van je netwerk, vaak voorkomende vragen en antwoorden, enz.  Dat scheelt je heel veel gedoe, frustratie bij beide partijen, én je vermijdt ook juridische risico’s achteraf. 

Efficiënt onboarden

Heb je een freelancer gevonden waarmee je voor korte of lange tijd gaat samenwerken? Zorg dat de freelancer zich welkom voelt. Dat doe je door hem/haar op de eerste werkdag van alle relevante info te voorzien om vlot te kunnen starten.

• Informeer de interne medewerkers op voorhand over de komst van de freelancer
• Leg de nodige documenten en eventueel benodigd materiaal klaar. Denk zeker aan een badge, ontvangstdocumenten voor het materiaal, een onthaalbrochure, …
• Duid iemand aan waarbij de freelancer terechtkan met vragen
• Plan regelmatig overlegmomenten
• Bespreek de inhoud van de opdracht en de verwachtingen over deadlines
• Neem de tijd om de bedrijfsdoelstellingen, waarden en bedrijfscultuur toe te lichten; zo help je  de freelancer zich te integreren
• Zorg ervoor dat de freelancer toegang krijgt tot alle benodigde tools en technologieën om het werk uit te voeren, leg uit wie wie is in de organisatie en hoe deze personen te bereiken zijn
• Leg de facturatie- en betalingsprocessen uit
• Stel de freelancer voor aan belangrijke klanten of partners (indien van toepassing)
• Zorg ervoor dat de freelancer niet verdwaalt op de weg naar het koffiezetapparaat of het toilet 
• Zorg dat de freelancer zich welkom voelt door hem of haar te voorzien van genoeg koffie, want laten we eerlijk zijn, zonder koffie krijg je  geen werk verzet.
• Onthaal je nieuwe medewerkers met bloemen? Doe dat dan ook voor de freelancer.

Regelmatig overleg

Regelmatig overleggen met je freelancer is steeds een goed idee. Je kan dan op tijd ingrijpen of bijsturen bij uitdagingen, waardoor de deadline van je project gehaald zal worden. Hierbij moet je wel opletten dat je geen micromanager wordt die zich met elk detail bemoeit. Hiermee schrik je freelancers net af. 

Positieve feedback krijgen, is voor iedereen prettig, dus ook voor freelancers. 

Een overlegmoment kan tot slot voor jou een bron van inspiratie zijn om nieuwe invalshoeken te ontdekken die de freelancer met zijn/haar ruime ervaring meebrengt. Een niet te onderschatten voordeel van werken met freelancers!

Team-building

Hoewel freelancers niet tot je team met medewerkers horen, zorg je er toch het best voor dat ze zich snel thuis voelen in je team. Hoe? Bied hen ook opportuniteiten aan die je vaste medewerkers ook genieten zoals deelname aan een opleiding, een teamuitstap … Let wel op voor het risico op schijnzelfstandigheid. Lees hier tips om dit te vermijden.

Respecteer het statuut

Onthoud dat je freelancer niet alleen voor jou werkt, maar doorgaans ook nog voor andere opdrachtgevers. Je huurt een zelfstandige in, wat impliceert dat je geen gezag mag uitoefenen. Dat vraagt soms wat flexibiliteit van jouw kant. Wees je hiervan bewust voor de start van het project.

Betaal op tijd

Betaal je extern talent zoals afgesproken in het contract. Geen enkele freelancer vindt het fijn om naar zijn centen te moeten vragen. Dus hou de relatie tussen jullie beiden positief en stort de vergoeding op tijd. 

Talentpool

De meest geschikte kandidaat vinden voor een project kan je tijd en geld kosten. Heb je dus de perfecte match gevonden, zorg er dan voor dat het contact niet verwatert nadat het project afgerond is.

Leg daarom een talentpool aan, een wervingsreserve van mogelijke freelancers en hou hen regelmatig op de hoogte van het reilen en zeilen binnen je organisatie, inclusief interessante projecten. 

Bewaak ook het overzicht van al je talent aanwezig in je organisatie. Als verschillende afdelingen zelf beslissen wie en hoe ze talent aannemen en er is intern geen uitwisseling, dan verlies je niet alleen het overzicht, maar vergroot je de kans dat talent van de radar verdwijnt. En dat is heel jammer, zeker in de huidige schaarse arbeidsmarkt. Centraliseer daarom je talentbeheer, niet alleen voor vaste medewerkers, maar ook voor ingehuurde talenten. Je loopt dan voor op andere organisaties.

Exitinterview

Is het project afgerond, dan is het altijd fijn om te horen hoe een freelancer jouw bedrijf en de samenwerking heeft ervaren. Als opdrachtgever leer je hier veel uit. Wees open en eerlijk: stel de freelancer op zijn of haar gemak en maak duidelijk dat je zijn of haar mening en feedback op prijs stelt.

• Stel open vragen: vraag de freelancer om zijn of haar ervaringen en meningen te delen over zijn of haar tijd in het bedrijf.
• Zorg voor follow-up: zorg ervoor dat je de feedback van de freelancer serieus neemt en bespreek het met het team.
• En … bonuspunten als je na het gesprek een bedankbriefje stuurt naar de freelancer.