Hoe Total Talent Management eindelijk serieus vorm krijgt

Recruiters zijn aan het werk voor vaste vacatures, en inkoop onderhandelt over de contracten met de externe leveranciers van flexibele arbeid. En interne mobiliteit? Dat is doorgaans meer het terrein van de HR-afdeling. Zo is het in veel organisaties in elk geval traditioneel geregeld. Maar op de eerste Total Talent Summit in Breda bleek dat die traditionele verdeling niet meer zo goed past bij de vraagstukken van vandaag.

Nu steeds meer organisaties met een permanente krapte te maken krijgen, steeds meer werk in projecten gedaan wordt, en recruiters op hun standaard-vacatures op jobboards steeds minder reacties krijgen, is een nieuwe aanpak nodig. Een aanpak waarbij meer integraal gekeken wordt naar hoe je voldoende mensen vindt, bindt en boeit als organisatie. Of het nu als freelancer is, of als vaste medewerker. Of je nu van buiten komt, of van binnen. En of het nu gaat om de klus die morgen gedaan moet worden, of om de personeelsplanning op de (middel)lange termijn.

Total Talent Management

De term die dan gauw in beeld komt is Total Talent Acquisition, of liever nog: Total Talent Management. Oftewel: zorg dat je silo’s vermijdt, en bekijk het hele capaciteitsvraagstuk in samenhang. Maar tijdens de allereerste Total Talent Summit – een gezamenlijk initiatief van NextConomy, ZiPconomy, Werf& en ToTalent – waarvoor op 21 april ongeveer 70 Nederlandse én Vlaamse professionals in het vakgebied bij elkaar kwamen in het chique Hotel Nassau in Breda, bleek al snel dat die mooie theorie in de praktijk nog best lastig in te voeren is.

Zorg dat je silo’s vermijdt, en bekijk het hele capaciteitsvraagstuk in samenhang.

Hoe zorg je alleen al dat freelancers ook hun mogelijke opdrachten kunnen terugvinden op jouw werkenbij-site? Wie bepaalt uiteindelijk of een functie voor vast is of toch flexibel kan worden ingevuld? En hoe integreer je een ATS en een VMS? Om maar een paar voorbeelden te noemen. Ja, zelfs de aloude vraag kwam weer voorbij: mag de freelancer ook een kerstpakket? En mee naar het bedrijfsfeest?

Maar ondanks deze strubbelingen bleek in de discussies aan de tafels al snel dat het thema wel degelijk serieus vorm begint te krijgen. In veel organisaties blijken de recruiters bijvoorbeeld niet alleen meer voor vaste vacatures te werken, en werpen ze ook al vaker een blik op de verdere toekomst. Ook worden er volop inhuurdesks opgetuigd, en worden regels afgesproken die het hiring managers min of meer onmogelijk maken om voor een project hun eigen ‘vriendjes’ binnen te halen.

VRT: succescase Integraal Talent Beheer

Dat gebeurt zowel in Nederland als in België. Zo vertelde op het podium bijvoorbeeld Marleen Deleu over een project bij de Vlaamse omroep VRT. Zij begeleidde samen met Mark van Assema een Integraal Talent Beheer-project om onder meer het aantal freelancers daar beter in de vingers te krijgen. En wist daar uiteindelijk een succescase van te bouwen, die nog steeds voor veel organisaties als lichtend voorbeeld geldt.

De aanleiding voor het project was dat de omroep digitale experts wilde binnenhalen, vertelt Deleu. Maar al snel bleek dat er geen overzicht was van tijdelijke of externe medewerkers, toch al gauw meer dan 1000 op jaarbasis. Daarvan was ongeveer 90% bezig met kerntaken van de VRT. “Wij hebben toen gezegd: ‘Beste inkoop, dit is geen oefening voor inkoop, maar dit is een HR-verhaal.’”

Net als veel andere organisaties kon niemand bij VRT antwoorden op simpele vragen als ‘Wie werkt er allemaal voor ons?, ‘Zijn we tevreden?’, ‘Wie kan ons eventueel vervolgen en waarom?’, Wat betalen we eigenlijk?’, …

“Samen met HR en inkoop hebben we toen gekeken naar ‘wat is ideaal?’” We hebben gepleit voor zo weinig mogelijk onderscheid tussen vast en flex. Daarnaast was ons advies om de eigen intern flexibiliteit maximaal te benutten. Om mensen te laten bewegen door de organisatie heen. En tenslotte hebben we VRT geholpen om hierover een visie en beleid te ontwikkelen en er tooling voor te voorzien.”

“We hebben een heel ecosysteem gecreëerd. We hebben vastgelegd voor welke opdrachten er vaste mensen en voor welke tijdelijke mensen worden geworven. En we hebben gekeken bij welke vacatures het talent zelf mag kiezen. Al deze vacatures en opdrachten staan met deze informatie op de ‘werken bij-site’.

• Lees ook: “Betrek freelancers bij je organisatie en haal zo competente talenten in huis”, een interview over Total Talent Management met Marleen Deleu in de kranten De Tijd en L’Echo.

De aftrap

De aftrap in de voormalige kerkzaal was overigens voor de bekende columnist Mathijs Bouman, econoom en zelf ook freelancer, zo benadrukte hij. Hij schetste het beeld van structurele schaarste in heel West-Europa, met op veel plekken zelfs meer vacatures dan werklozen. Werkgevers moeten daar vaak nog aan wennen, zei hij, en ze beseffen nog lang niet altijd de impact ervan, maar zouden daarom volgens hem ook zeker de hoogste HR-manager in de directie moeten benoemen. “Bedrijven met een groeistrategie moeten eerst nadenken over: hoe kom ik aan de mensen? Daar moet je vanaf het begin af aan over kunnen meepraten.”

‘Bedrijven met een groeistrategie moeten eerst nadenken over: hoe kom ik aan de mensen?’

Robotisering

Hoe we de krapte dan moeten oplossen? Daarin speelt robotisering volgens hem een grote rol. “Ik hoop erop. Maar het gaat wel heel traag. De arbeidsproductiviteit neemt steeds langzamer toe. Van gemiddeld 4% per jaar in de jaren 70 tot gemiddeld 0,3% in het vorige decennium. Dat gaat gewoon te langzaam. Uiteindelijk is een hogere productiviteit wel onze bron van welvaart.”

Bouman haalde daarbij een voorbeeld aan van het exoskelet, een technologie die helpt om mensen langduriger boven hun hoofd te laten tillen. “Dat scheelt misschien wel 10 jaar werkzaam leven.” Al had hij ook nog wel andere ideeën om de krapte tegen te gaan. “Zoals: ga ook op zoek naar de ongeschikte kandidaten. Dat is één van mijn stokpaardjes. Een bedrijf is niet succesvol omdat het goede advertenties plaatst, maar omdat het goed is in het vormen van een ongeschikte naar een geschikte kandidaat.”

ASML: 700 vacatures. Per maand

Na deze wervelende aftrap was het woord niet alleen aan Marleen Deleu, maar ook aan John Dreessen, head of global talent acquisition bij ASML. Hij gaf een inkijkje hoe zijn afdeling in Nederland 300 à 400 vacatures per maand vervult, en wereldwijd zo’n 700, voor het inmiddels 35.000 mensen tellende technologiebedrijf. En ja, flex is daarbij een integraal onderdeel van de HR-strategie, legde hij uit. “Als je kijkt: wat is eigenlijk onze opdracht? Dan zeggen wij: toegang geven tot talent. En nog abstracter: toegang tot kennis. Dan is flex gewoon een van die kennisdragers. Vanuit dat perspectief is het belangrijk om er snel toegang toe te krijgen.”

Voor talent maakt het eigenlijk niet meer uit welke contractvorm een organisatie aanbiedt.

Voor het meeste talent maakt het eigenlijk ook niet meer uit welke contractvorm een organisatie aanbiedt, vulde Marleen Deleu aan. “Het boeit hen eigenlijk niet. Mensen wisselen toch snel van functie.”Wel pleitte ze nadrukkelijk voor een total workforce budget. Oftewel: “Het moet op voorhand niet uitmaken uit welk potje iemand betaald wordt. Het is goed als flex en vast allemaal uit de headcount betaald wordt, uit één en hetzelfde budget. Dan maak je meer integrale beslissingen.”

Stadswandeling

In de rondetafeldiscussie en stadswandeling die op deze inbreng volgde, bleek er voor de genodigden veel te bespreken over. Over ‘zwarte boekjes’ bijvoorbeeld, die hiring managers gebruiken, om hun eigen freelance contacten in op te schrijven. Of over ecosystemen van talent, waarbinnen je mensen ook met andere organisaties kunt delen. En bijvoorbeeld ook over interne gig-platformen, waarmee je heel veel potentieel kunt ontsluiten en medewerkers kansen kunt bieden om verschillende rollen te vervullen.

Iets waar ook in het middagprogramma nog volop aandacht voor was. Bijvoorbeeld in de afrondende podiumdiscussie, met Patrick Tiessen (Nétive), Paul Oldenburg (Headfirst), en Peter de Buck (Pixid). Waarbij Oldenburg zich bijvoorbeeld verbaasde over het verschil in behandeling dat de freelance en de vaste medewerker in veel organisaties nog steeds ten deel valt. En dan gaat het niet alleen over het kerstpakket, maar ook over: “Aan de freelancer vragen we: kun je de klus aan? Maar aan de vaste medewerker vragen we: pas je bij onze cultuur? Terwijl we wat mij betreft die vraag best ook eens wat vaker aan de freelancer zouden mogen stellen.”

Total Talent Summit 2022

Kom uit je silo’s, zoek naar overeenkomsten maar respecteer verschillen. Het was een rode draad op de Total Talent Summit.

Hoewel de wetgeving in beide landen verschillend is, en het gras bij de buren soms groener lijkt, hebben inhurende managers in Nederland en België dezelfde problemen. Ze moeten het hoofd zien te bieden aan een ongekende krapte op de arbeidsmarkt. Ze hebben problemen met compliance en met processen. Dat vereist een andere, integrale aanpak, waarin al het talent wordt gekoesterd dat voor de organisatie werkt.

De Total Talent Summit bood de bezoekers een unieke gelegenheid om daarover kennis uit te wisselen en van elkaar te leren.  Organisatoren ZiPconomy, NextConomy, Werf& en totalent.eu bundelden daarvoor hun krachten. Sponsoren HeadFirst Group, Hero, Nétive en Pixid maakten dat mede mogelijk.

Peter Boerman maakte naast dit verslag ook een fotoreportage en video-impressie van het evenement in Hotel Nassau in Breda op 21 april 2022.