Freelancers onthalen, hoe doe jij dat?
Gebrek aan duidelijke communicatie is de grootste frustratie bij freelancers wanneer ze solliciteren voor een project. Hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat elke kandidaat positief over je organisatie denkt?
Eerst enkele cijfers
Bedrijven die het goed doen en vlot het juiste talent vinden, zijn net die organisaties die een uitgekiend Talent Acquisition proces hanteren, ook voor het werven van freelancers. Dat zegt de voorzitter van Talent Board Kevin Grossman in het rapport Innovation Rising: The Six Shifts Creating Exceptional Candidate Experiences van SHL. Dit zijn enkele opvallende cijfers:
- 86% van de sollicitanten zegt dat het verloop van de sollicitatie- en interviewrondes een invloed heeft op hun beslissing om al dan niet de job aan te nemen.
- 72% deelt slechte sollicitatie-ervaringen online. 55% van de kandidaten solliciteert bewust niet bij organisaties die negatieve reviews hebben.
- Kandidaten zullen twee keer zo vaak een organisatie aanbevelen in hun netwerk na een goed contact en onthaal, ongeacht of ze de opdracht hebben gekregen of niet.
Gebrek aan feedback en langlopende processen zijn de meest vermelde frustraties bij kandidaten.
Grootste frustratie
Gebrek aan feedback en langlopende processen zijn de meest vermelde frustraties bij kandidaten, zegt het rapport van SHL. Hierdoor weten freelancers vaak niet in welke fase van het wervingsproces zij zich bevinden en of ze nog in aanmerking komen voor de opdracht.
Die frustraties impliceren een gebrek aan informatie en communicatie om de verwachtingen van de kandidaat te managen.
Geen budget gecommuniceerd
Een goede communicatie vanaf het eerste contact tot na het uitvoeren van de opdracht, dat is inderdaad hét werkpunt van heel veel opdrachtgevers. HR-copywriter Veerle Van Hoecke en PR strategist & trend consultant Saskia Neirinckx vertellen over hun eerste ervaring met een klant.
Sommige klanten beseffen niet hoeveel tijd freelancers steken in het pitchen of geven te weinig info in de eerste fase, vertelt Saskia: “Veel potentiële klanten willen hun budget niet vooraf delen. Dat maakt het voor mij lastiger om een offerte te maken, want mijn werk giet je niet in een standaard template. Ik kan dan niet anders dan een offerte maken gebaseerd op het ideale scenario, waarbij ik onvermijdelijk al een stuk strategie meegeef. Op zich niet erg, mits duidelijke intentie om samen te werken.”
“Persoonlijk kies ik ervoor om niet te pitchen tegen andere kandidaten, en ik verwacht van mijn potentiële klant wél dat ze hier transparant in zijn naar mij toe, als er andere kandidaten zijn. Want dit bepaalt mee of ik ‘the extra mile’ zal gaan in strategie mee te geven voor er een overeenkomst wordt getekend. Hierbij vermeld ik dan duidelijk dat dit een eerste schatting is en dat ik mijn plan finetune van zodra ik hun feedback en budget ken. Maar dat baat niet. Ik krijg dan soms te horen dat ik duurder ben dan ‘andere kandidaten’ die er plots wél zijn. En, blijkt dat de klant toch een budget in zijn hoofd had.”
“Elk project is op maat en daarom is het onvermijdelijk om in de eerste fase naast een pitch ook al een stuk strategie te schrijven om je diensten voor te stellen. Daar kruipt heel veel werk in: research, onderhandelen met de klant zodat we zeker op dezelfde golflengte zitten … En dan krijg je geen feedback of beslissen ze om het anders aan te pakken. Mijn werk was dan een maat voor niks en de klant genoot gratis consultancy.”
Als er een budget is, al is het een eerste indicatie, geef die mee. Je freelancer kan zich dan op een realistische grootorde baseren.
Een samenwerking en een budget zijn, zeker in mijn geval, een work in progress, en mijn business houdt maatwerk in, wat duurder is. Enkel mits duidelijke briefings, transparantie en samenwerking kan je tot een goeie strategie en matching budget komen. Als er een budget is, al is het een eerste indicatie, geef die mee. Je freelancer kan zich dan op een realistische grootorde baseren. Géén briefing of budget voorzien, een freelancer met beperkte info een voorstel laten uitwerken, en dan enkel op prijs gaan beoordelen, gaat je project niet ten goeie komen én je verbruikt veel onnodige en ‘unbillable time’ van een freelancer.
Op sleeptouw
Hoe je een freelancer correct kunt onboarden? Dat vertelt Veerle: “Toen ik een paar jaar geleden startte bij deze opdrachtgever, zat ik in een projectteam met twee andere freelancers. De accountmanager van het project nam ons echt op sleeptouw om er een succes van te maken. En dat lukte. Ze stond open voor alle vragen, niet enkel inhoudelijk over het project, maar ook rond workload en zelfs facturen, ook al hebben ze daar een aparte afdeling voor. Gaandeweg stelde ze ons voor aan andere mensen in het bedrijf voor nieuwe projecten.”
Ook tijdens het uitvoeren van het project kreeg Veerle alle ruimte en hulp. “Of we nu thuis werken of op kantoor, het maakt niet uit. We krijgen het volle vertrouwen dat we het beste resultaat voor ogen hebben en daar zelf een keuze in kunnen maken. Natuurlijk wordt er wel van ons verwacht dat we ons beschikbaar stellen voor meetings met eindklanten. Maar de flexibiliteit gaat in twee richtingen.”
“Wat ik vooral fijn vind, is dat we ook worden uitgenodigd op teamevents. Zo kunnen we de mensen met wie we samenwerken op projecten beter leren kennen. En tussen pot en pint komt er al eens een goed idee.”
Lees ook:
