Rekruteringstechnologie: vind de juiste tools voor jouw aanwervingsproces in 2024

De wondere wereld van rekruteringstechnologie: een wirwar van tools, software én systemen die beloven jouw aanwervingsproces te stroomlijnen. Maar waar begin je? En hoe vind je de juiste tools voor jouw organisatie?

Begin áltijd met een concreet probleem

Wil jij voor jouw organisatie, groot of klein, technologie in gaan zetten om het aanwervingsproces te stroomlijnen? Begin áltijd met een duidelijk probleem. Het gaat namelijk niet om het inzetten van technologie omwille van de technologie zelf — iets wat mede door de AI-hype toch best lastig blijkt te zijn — maar om het oplossen van specifieke problemen binnen het proces.

Automatisering is daarin een sleutelbegrip geworden — en misschien ook wel het belangrijkste voordeel. Intussen zijn er een veelvoud aan rekruteringtools beschikbaar die beloven het proces efficiënter te maken, zodat de recruiter zich kan focussen op het ‘echte mensenwerk’. Maar wat betekent dat in de praktijk? Is het gebrek aan ‘echte mensenwerk’ voor jouw organisatie een probleem? Zijn recruiters in jouw organisatie teveel tijd kwijt met het inplannen van een afspraak met een kandidaat, of het doorfilteren van cv’s?

Toegevoegde waarde

Dan heb je in ieder geval een concreet probleem te pakken, waar technologie een rol in kan spelen. Het draait erom dat de technologie tijd vrijmaakt voor een recruiter, waardoor hij of zij zich kan focussen op taken die toegevoegde waarde hebben. Het versnellen van de tijd voor de aanwerving is overigens het grootste voordeel, zo meldt onderzoek van GetApp. 86% van de rekruteringsprofessionals zegt dat het gebruik van rekruteringssoftware hen heeft geholpen sneller mensen aan te werven.

Dat is dan ook het pijnpunt waar veel leveranciers zich op zijn gaan richten: het versnellen en stroomlijnen van het aanwervingsproces, door de inzet van slimme technologie. Het resultaat? Geautomatiseerde kandidaat-intakes binnen enkele minuten én direct alle gegevens van een kandidaat in het overkoepelende rekruteringsysteem: het Applicant Tracking Systeem (ATS).

Wat is een ATS?

Daar waar over rekruteringstechnologie geschreven wordt, vliegen de ATS’en je om de oren. Maar liefst 98.8% van de Fortune 500-bedrijven vertrouwt op een ATS voor de verzameling en organisatie van hun rekrutering, terwijl het aandeel onder grote bedrijven op 66% ligt en voor MKB’s 35%. Het primaire doel van dit soort technologie is het efficiënt samenbrengen van vacatures en kandidaten. Deze software automatiseert en structureert álle aanwervingsactiviteiten binnen een organisatie om zo een optimale koppeling tussen vacatures en sollicitanten te realiseren.

Functionaliteiten van een Applicant Tracking System (ATS) omvatten onder meer het aanmaken en publiceren van vacatures, het uitnodigen en afwijzen van kandidaten, het zoeken en matchen van talent, het volgen van sollicitatieprocessen én het communiceren via e-mail en informatieverstrekking. Een ATS fungeert ook als een waardevolle database, met gegevens over (potentiële) kandidaten, waaronder cv’s, motivatiebrieven en andere persoonlijke informatie.

Losstaande tooling

Tegenwoordig gebruiken veel (grotere) organisaties dus een ATS om álle rekruteringactiviteiten binnen één dashboard inzichtelijk te krijgen. Tegelijkertijd zijn er ook een hoop losstaande tools, die in verschillende fases van het proces ingezet kunnen worden. Losstaande tools zijn vaak gespecialiseerd en geoptimaliseerd voor specifieke taken. Denk bijvoorbeeld aan een tool die zich richt op cv-screening. Die kan geavanceerde algoritmen gebruiken om snel de meest relevante kandidaten te identificeren, waardoor de tijd die besteed wordt aan handmatige screening aanzienlijk wordt verminderd.

Of een sourcingtool, die op basis van een vacature online kandidaten kan zoeken in databanken en vacaturebanken. Dan zijn er assessment-tools, die vakkennis of vaardigheden kunnen toetsen. Of game-based assessments, die persoonskenmerken kunnen selecteren en daarmee cv en motivatiebrief misschien wel overbodig maken. Ze kunnen bovendien een aanwervingsproces unbiased maken: er wordt namelijk púúr gekeken naar de capaciteiten van een kandidaat. Of het nu de rekrutering marketing betreft, de pre-screening van een kandidaat of zelfs de on- óf offboarding: het maakt inmiddels niet meer uit voor welke fase je iets zoekt, er zal een specifieke tool voor bestaan.

Denk aan de implementatie

Of je nu voor één overkoepelend systeem kiest, of juist een specifieke tool: alles valt of staat bij de implementatie van de betreffende technologie. Wanneer je een selectie hebt gemaakt kan het even duren voordat je écht start met de implementatie van jouw nieuw gekozen rekruteringsoftware. Het is afhankelijk van de planning van jouw leverancier en het duurt altijd even voordat álle contracten zijn ondertekend.

Dat geeft je de gelegenheid om de implementatie voor te bereiden, waarin je vooral moet zorgen dat je de juist mensen bij elkaar haalt die zich gaan bemoeien met de implementatie. Daarin creëren organisaties vaker een grotere projectgroep, die bijvoorbeeld wekelijks bij elkaar zit. Bij een kleine organisatie van ongeveer twintig man kan het bijvoorbeeld in een team van drie. Neem in ieder geval de eindgebruiker — vaak de recruiter — áltijd mee. Want, zoals een eeuwig gezegde in de wereld van rekruteringstechnologie luidt: a fool with a tool is still a fool. Zorg dus dat degene die met de technologie moet werken, ook écht wegwijs wordt.

De belangrijkste redenen om technologie in te zetten

Het belang van rekruteringstechnologie gaat echter verder dan alleen automatisering en efficiëntie. Wat zijn dan de belangrijkste business drivers voor corporates én bureaus om rekruteringstechnologie in te zetten? Dat onderzoekt Recruitment Tech ieder jaar met de Recruitment Tech Survey, een grootschalige enquête onder gebruikers van rekruteringstechnologie.

Daarin draait álles om het verbeteren van de kwaliteit van de candidate experience, zo blijkt uit de onderzoeksresultaten van 2024. Op 2: het beter bereiken én benaderen van zowel actief als passief zoekende kandidaten en op 3: het aanwervingsproces optimaliseren. Dat zijn de belangrijkste drivers voor het inzetten van technologie, zowel voor corporates als voor bureaus.

Wil je meer weten over rekruteringstechnologie?

Op donderdag 18 april 2024 vindt de vijfde editie van Recruitment Tech Demo_Day plaats in het Van der Valk-hotel in Mechelen. Tijdens dit evenement, gehost door dagvoorzitter én #ZigZagHR-oprichter Lesley Arens, staan meer dan 15 leveranciers van rekruteringstechnologie klaar om jou in één dag hun nieuwste oplossingen te laten zien. Demo_Day presenteert ook enkele onafhankelijke experten, die delen hoe zij hun rekruteringstechnologie hebben georganiseerd. Meld je gratis aan!