Een project is een film, met de projectmanager als regisseur

PMI traint en kwalificeert projectmanagers, met als belangrijkste certificaat dat van Project Management Professional. Wat is een PMP?

Dat is iemand die de PMBoK (Project Management Body of Knowledge) heel goed kent en er een succesvol examen over aflegde. Het is een kenniscertificaat, maar enkel met voldoende aangetoonde ervaring word je ook toegelaten tot het examen.

Van een PMP verwacht men beroepsethiek en het bereiken van resultaten. Het credo is: “Whatever happens, I will deliver within time and budget what we agreed upon, in the agreed upon quality.” Een gecertificeerde projectmanager is dus iemand die binnen de afgesproken tijd en budget een project aflevert, volgens de afgesproken kwaliteit. Dat omvat 2 elementen: een technische kant, waarbij je het proces en de nodige resources chronologisch uittekent van 0 tot het eindresultaat; en het eigenlijke management van die tijdlijn en resources.

Wordt die functie overal op dezelfde manier begrepen? Er lijkt veel verschil in interpretatie te bestaan.

PM is geen functie, maar een rol. Je bent de regisseur van een productie, net zoals een film of toneelstuk, en brengt de nodige mensen en resources samen om hen zodanig te sturen dat het gewenste resultaat wordt gehaald binnen afgesproken budget en timing. Daarbij is je projectplan het script. Het is geen improvisatietheater. (lacht) Een projectmanager is eindverantwoordelijk voor het resultaat, en heeft dus autoriteit om daarvoor de nodige beslissingen te nemen. Is er een teamlid ziek en niemand kan dit opvangen? Dan moet je misschien outsourcen. Wil een teamlid verlof ? De pm beslist, want het moet passen binnen het projectplan.

Die autoriteit ligt bij veel bedrijven moeilijk, want men houdt graag aan de gangbare hiërarchie. Maar als je dat gezag niet geeft, dan is het enkel een ‘projectcoördinator’, en die is altijd de pineut. Hij moet rekenschap afleggen over het resultaat, maar heeft geen zeggenschap. Zo loop je vast door afwezigheden in het team, wachten op autorisatie, enzovoort. Om resultaten te bereiken, moet je projectleiders empoweren.

PMI schrijft richtlijnen voor om projecten wereldwijd te standaardiseren – het zogenaamde PM Body of Knowledge. Hoe zou je dat boek omschrijven?

De PMBoK is een actueel, internationaal naslagwerk van de best practices, en een ANSI (American National Standards Institute) standaard. Projectmanagement kan overal ter wereld op dezelfde manier worden aangepakt. Dit naslagwerk wordt samengesteld door PMI-leden uit diverse landen, die momenteel werken aan de 8^e editie. Projectmanagement is een kunst, geen wetenschap. We beschrijven geen modellen die specifiek zijn aan projectmanagement. Er zijn vaste aandachtsgebieden zoals communicatie, kostenberekening of risicoanalyse, maar die beheer je binnen een project met gangbare modellen.

Welke kwaliteiten heeft een projectmanager vandaag nodig?

Wij hebben het in dat opzicht over de ‘Talent Triangle’. Er zijn belangrijke technische skills zoals het kunnen toepassen van diverse technieken en methodieken binnen elke projectfase.

Daarnaast zijn er belangrijke leiderschapsvaardigheden, die we ‘Power skills’ noemen. Dit zijn de vroegere ‘soft skills’, maar dat woord gebruiken we niet meer. Want deze vaardigheden zijn echt cruciaal om invloed te hebben op de stakeholders en om verandering teweeg te brengen: empathie, samenwerken, innovatief denken, doelgerichtheid, heldere communicatie… Power skills gaan over maturiteit in de aanpak, de kracht om de leiding te nemen en positief teamwork te bevorderen.

Tenslotte zijn er ook strategische en business skills die samenhangen met ervaring: het nodige inzicht om goede beslissingen te nemen, het grotere geheel zien, hoe het project kadert in de bedrijfsstrategie en globale trends.

Welke plaats neemt de projectmanager binnen het ruimere managementteam?

De opdrachtgever is de project sponsor, veelal de CEO of een directielid, die bepaalt welke scope hij wil, wat hij wil bereiken. Vaak worden projecten verzameld in een aantal programma’s die dezelfde waardecreatie nastreven.

De programmamanager bewaakt de programma’s waarin het bedrijf investeert om de nodige waarde te creëren. Zo is het 20% terugdringen van het energieverbruik van een bedrijf een programma, waarvoor we een portfolio aan projecten kunnen opstarten.

Een portfoliomanager bewaakt het overzicht over de verschillende projecten van een bedrijf. Zitten alle projecten op koers? Waar moet er bijgestuurd worden? Hoe gaan we met de resultaten van de projecten de gewenste bedrijfsdoelstellingen bereiken?

En elke PM bewaakt een project: budget, timing en kwaliteit. Hij of zij zal steeds terugkoppelen bij wijzigingen die hierop een invloed hebben. De samenhang tussen die schakels is cruciaal: aan welke strategie dragen we bij en hoe? Investeren we in de juiste zaken? Je wil geen projecten starten waar je spijt van krijgt.

Bepaalde vaardigheden winnen aan belang; we hadden het al over de ‘power skills’. Welke aandachtspunten zie je nog in de toekomst?

Datageletterdheid wordt belangrijker, omdat big data een grotere rol spelen in projecten. Net als AI, wat ook een cruciale investering wordt. PM gaat ook steeds meer hand in hand met een ESG-beleid. Als projectmanager moet je de juiste mindset hebben rond milieu, sociale rechtvaardigheid en verantwoord leiderschap. En tenslotte zijn de westerse landen ook sociaal-cultureel vooruitstrevend. Cultureel verantwoord leiderschap is een must-have, met als kernwoorden diversiteit, inclusie en rechtvaardigheid. PM’s moeten heel breed kunnen samenwerken, aanwerven en trainen.

Beluister deze en andere interessante podcasts van de serie Wendbaar met projecten op de website van USG Professionals.

Bron: Een project is een film, met de projectmanager als regisseur 

Lees ook :

• Talenten aantrekken doe je met interessante projecten
• Projectsourcing als antwoord op de uitdagingen van de Belgische arbeidsmarkt
• Anna Demuylder: “Een freelancer is net een freelancer om projecten uit te voeren waarbij hij of zij zich goed voelt.”