Datagedreven projectmanagement

‘Projectmanagement’ is een breed begrip. Bij welke soort projecten kan data een belangrijke rol spelen?

Volgens mij kan je bij elk project aan de slag met data. De graad van complexiteit en onzekerheid bepaalt de aanpak. Zo heb ik meegewerkt aan het project rond de Westerscheldetunnel in Terneuzen; een project van 10 jaar met 10.000 activiteiten en 2000 mensen. Da’s natuurlijk iets anders dan een project van 2 maanden met 10 mensen. Je hebt ook makkelijk te faseren en kwantificeren projecten, zoals een bouwproject, en projecten die meer procesmanagement zijn, zoals een transitie.

Bij datagedreven projectmanagement draait alles rond het vastleggen van parameters, kwantificeren van doelen en inschatten van risico’s. Ik geloof dat je de statistiek altijd – of toch zo veel mogelijk – moet laten bepalen waar de doelen en uitdagingen zitten. Anders ben je afhankelijk van menselijke interpretatie. Zo kan iemand 80% performantie slecht vinden, terwijl dat statistisch gezien net goed is. Het hangt er allemaal van af waartegen je het afweegt.

Een aanrader is het boek ‘Thinking fast en slow’ van Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Hij zegt: vertrouw jezelf vooral niet, want we zijn geen rationele dieren. Daar sta ik achter. Data zijn rationeel. Gebruik ze om de realiteit te objectiveren en betere beslissingen te maken.

Wat als je weinig data hebt?

Ook dan kan je datagedreven aan de slag. Ik werk heel graag met bedrijven die weinig data hebben, want dan kan ik aantonen dat je prioriteiten kan vastleggen op basis van simulaties. Als 90% van de simulaties hetzelfde probleem blootlegt, dan heb je echt wel een aandachtspunt gevonden.

Het belangrijkste is dat je weet waar je de grootste impact mag verwachten als het fout loopt. En dat kan je te weten komen met een ‘best guess’-analyse. Maak eens een simulatie van een klein project, met fictieve data. Dan zal je zien hoe je buikgevoel en zo’n simulatie tot dezelfde conclusie kunnen leiden.

Welke grote ontwikkelingen zie je de laatste jaren bij het gebruik van data in projecten?

Ik zie vooral een verschuiving in de terminologie. Ik coach nu al 25 jaar mensen in de praktijk. Vroeger kreeg ik professionals moeilijk mee in mijn ‘statistiek’. Vandaag spreekt iedereen over big data, en is het enthousiasme ongekend. Toch is dat volgens mij hetzelfde.

Projectmanagement is vandaag veel meer datagedreven dan vroeger. Er is dan ook meer data beschikbaar. En de moderne data-analyse is niet meer louter wiskundig, maar bevindt zich op het kruispunt van wiskunde en psychologie. Het vermijden van ‘menselijke bias’ is een belangrijk academisch onderzoeksdomein geworden. Ook ik betrek de menselijk factor vandaag meer in mijn lessen en werk.

Wat maakt van een data-analist een projectmanager?

Een datagedreven projectmanager is iemand die niet alleen data analyseert, maar ook de technieken van projectmanagement begrijpt en toepast. De kunst zit hem in het toepassen van data-analyse op de klassieke en nieuwe projectmanagement tools.

In elke fase van het project pas ik data-analyse anders toe. Bij het opstellen van het plan is het belangrijk om het gebruik van hulpmiddelen (mensen en budgetten) te optimaliseren, en zal de analyse daarom vooral bestaan uit optimalisatietechnieken. Bij het verdere verloop van het project worden de risico’s vooral in kaart gebracht en opgevolgd, dan bestaat de data-analyse vooral uit simulaties. En zo vergt elke fase van het project een andere aanpak, zowel wat het projectmanagement als de data-analyse betreft.

Welke vaardigheden zijn in jouw rol nog belangrijk?

Ik ontwikkel methodologieën voor risicoanalyses, voor het opstellen van een optimale planning, om tijd in kosten om te zetten enz. Ik ben vooral een kwantitatieve mens. Je grootste prioriteit is dan ook om het dataverhaal goed te begrijpen. Want dat is een moeilijk verhaal, dat jij naar jouw team en opdrachtgever vertaalt. Technische vaardigheden zoals inzicht in methodiek, data-analyse en statistiek zijn van hoofdbelang doorheen het project. In mijn nieuw boek ‘The Illusion of Control’ toon ik dat die technische vaardigheden helemaal niet zo moeilijk hoeven te zijn, al kan je daarin uiteraard zo ver gaan als je wil.

Bij elke projectfase speelt tijdsdruk, dus moet je stressbestendig zijn, en toch ook steeds kritisch kunnen blijven.

En ook andere ‘soft skills’ komen aan bod: mensen kunnen aansturen, de talenten van je team inschatten, motiveren, helder communiceren, creatief en flexibel zijn … Al die vaardigheden zijn bij elke projectfase in meer of mindere mate belangrijk. Een datagedreven projectmanager is dus iemand met heel diverse vaardigheden, die zichzelf kan handhaven op het kruispunt van de wiskunde en de psychologie.

Beluister deze en andere interessante podcasts van de serie Wendbaar met projecten op de website van USG Professionals.

Bron: Datagedreven projectmanagement

Lees ook :

• Data als spil van de organisatie
• WorkID Gelanceerd: Het Universele Paspoort naar Werk
• Waarom elke organisatie een freelance strategie nodig heeft