Vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen: dit moet je weten

De forfaitaire onkostenvergoeding

Als bedrijfsleider kan je een onkostenvergoeding krijgen wanneer je een binnenlandse dienstreis doet voor rekening van jouw vennootschap. De onkostenvergoeding is een vergoeding voor een maaltijd die je zou betalen tijdens zo’n verplaatsing. De vergoeding is in principe belastingvrij voor jou.

De terugbetaling kan naast een werkelijke vergoeding op basis van verantwoordingstukken, ook de vorm aannemen van een forfaitaire dag- of maandvergoeding.

Je vennootschap kan de forfaitaire dagvergoeding in principe enkel toekennen indien jouw professionele verplaatsing minstens 6 uren duurt. De bewijslast dat de verplaatsing professioneel is én minstens 6 uur duurt, ligt bij jou.
Indien je regelmatig professionele verplaatsingen doet, kan je in plaats van een dagvergoeding een forfaitaire maandvergoeding krijgen, berekend op een gemiddelde van 16 werkdagen per maand. Het voordeel van een forfaitaire maandvergoeding, is dat je niet moet bewijzen dat de dagelijkse professionele verplaatsingen minstens 6 uren duren.

Daarnaast kan je vennootschap je een aanvullende forfaitaire dagvergoeding toekennen voor jouw gemaakte verblijfskosten.

Wat met de vennootschap?

Voor de vennootschap is de forfaitaire terugbetaling in principe een aftrekbare beroepskost. Maakt jouw vennootschap geen (correcte) fiche 281.20 op, dan is de vergoeding niet aftrekbaar.

Forfaitaire bedragen

De forfaitaire vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn als volgt:

Indien de forfaitaire vergoedingen bovenstaande limietbedragen overschrijden of wanneer de dienstreizen niet beantwoorden aan de opgelegde minimumduur (in geval van de dagelijkse forfaitaire vergoeding), worden deze aangemerkt als belastbare bezoldigingen.

Uitzonderingen

Je vennootschap mag de forfaitaire vergoeding niet toekennen voor:

• woon-werkverplaatsingen. Volgens de administratieve 40-dagenregel is dat de afstand tussen de woonplaats en een vaste plaats waar substantiële werkzaamheden worden verricht voor minstens 40 dagen per kalenderjaar. Opgelet, in de bouwsector wordt een werf in de regel gekwalificeerd als een vaste plaats van tewerkstelling van bedrijfsleiders! Hier geldt de 40-dagenregel niet.
• de periode tijdens de COVID-quarantaine. In principe zal je als bedrijfsleider in deze periode geen essentiële verplaatsingen of binnenlandse dienstreizen doen. Kent je vennootschap je toch een vergoeding toe, dan zal dit mogelijk gekwalificeerd worden als ‘simulatie’ en dus als een verdoken belastbaar loon.

Op fiscaal vlak geldt er ook een cumulverbod tussen maaltijdcheques en de vergoeding voor maaltijdkosten tijdens binnenlandse dienstreizen. De financiële tussenkomst door de vennootschap in de maaltijdcheques moet dan in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Fiche 281.20

Indien je als bedrijfsleider een forfaitaire dag- of maandvergoeding krijgt, moet dit door de vennootschap verplicht worden vermeld op de fiche 281.20. Je moet het bedrag van de onkostenvergoeding in het vak ‘Diverse Inlichtingen – Eigen kosten van de vennootschap – Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen’ vermelden. Sinds 1 januari 2022 geldt er namelijk een uitgebreide ficheverplichting en moet je voor elke onkostenvergoeding het volledig bedrag op de fiche vermelden.

Indien je geen forfaitaire vergoeding krijgt, maar jouw werkelijke (maaltijd)uitgave laat terugbetalen op basis van een verantwoordingsstuk (bijvoorbeeld een kasticket), moet het werkelijk terugbetaald bedrag op de fiche 281.20, worden vermeld in het vak ‘Diverse Inlichtingen – Eigen kosten van de vennootschap – Vergoedingen op basis van bewijsstukken’.

Niet voor zelfstandigen zonder vennootschap

Ter herinnering, een zelfstandige zonder vennootschap (eenmanszaak of vrije beroeper) kan deze forfaitaire vergoedingen niet gebruiken om de werkelijke beroepskosten te bepalen.

Bron: Vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen: dit moet je weten

Lees ook :

• Geld uit jouw vennootschap halen: 10 mogelijkheden
• Een fiets kopen of leasen: wat is voor freelancers de beste keuze?
• Als zelfstandige je autokosten fiscaal aftrekken: hoe doe je dat?