Juridische risico’s bij externe samenwerking: zo beheers je ze
Ontdek hoe je juridische risico’s bij externe samenwerking inzichtelijk maakt én aanpakt. Volg ons stappenplan om je organisatie te beschermen en te versterken.
Door onderstaand stappenplan te volgen, krijg je zicht op welke juridische risico’s jouw organisatie loopt, en hoe je ze kan aanpakken.
- Wanneer je het over juridische risico’s hebt die samengaan met het werken met externen kan je er niet omheen dat je allereerst een goede heldere definitie van de diverse soorten externe arbeid moet hanteren.
- Elke vorm van extern talent komt met eigen juridische risico’s die al dan niet een mogelijk grote impact hebben. Deze beschrijvingen kan je terugvinden in de volgende hoofdstukken waarin we elke contractvorm apart toelichten. Zorg dat je deze risico’s goed kan inschatten, maar ook begrijpt wat binnen het wetgevend kader wél mogelijk is om constructief samen te werken, zonder of met beperkt juridisch risico.
- Wie kan ons juridisch vervolgen en waarvoor? Voer een risicoanalyse Een analyse van de juridische risico’s bij je huidige externe populatie geeft je per contract zicht op situaties waar je niet aan wet- en regelgeving voldoet, met name:
- handhaving van regelgeving door de overheid
- arbeidsgerelateerde regelgeving
- feitelijk dienstverband (schijnzelfstandigheid)
- contracten met leveranciers (wie levert ons talent en wat is onze juridische relatie met deze bedrijven?)
Los van deze juridische risico’s per contract type, moet je ook nog rekening houden met het algemeen juridisch kader, met name:
- GDPR – wetgeving
- IP-rechten (Intellectual Property)
- Gelijke rechten, anti-discriminatie
- H&S regelgeving (health & safety)
- Regionaal verschillende wetgeving tussen Vlaanderen, Brussel, Wallonië
- Wet oneerlijke marktpraktijken
- Het algemeen burgerlijk en economisch recht
- Nadat je de juridische risico’s hebt geïdentificeerd, ga je na hoe kritisch deze risico’s zijn: wat is de mogelijke impact op de organisatie? Hoe groot is de kans dat dit ook zal gebeuren? Het is gebruikelijk om hiervoor een matrix te maken en zo een en ander overzichtelijk weer te geven: op de X-as zet je de kans uit van 1 tot 3, op de Y-as de grootte van de impact, ook van 1 tot 3. Op die manier krijg je een risico-scorekaart waarop je duidelijk ziet waar je al dan niet prioritair actie moet nemen.
| Kans | Impact | Risico score Kans x Impact | Actie |
| Laag (1) | Laag (1) | 1 | Geen maatregel |
| Laag (1) | Middel (2) | 2 | Maatregel op operationeel niveau borgen |
| Middel (2) | Laag (1) | 2 | Maatregel op operationeel niveau borgen |
| Laag (1) | Hoog (3) | 3 | Maatregel op tactisch niveau borgen |
| Hoog (3) | Laag (1) | 3 | Maatregel op tactisch niveau borgen |
| Middel (2) | Middel (2) | 4 | Maatregel op tactisch niveau borgen |
| Hoog (3) | Middel (2) | 6 | Maatregel op strategisch niveau borgen |
| Middel (2) | Hoog (3) | 6 | Maatregel op strategisch niveau borgen |
| Hoog (3) | Hoog (3) | 9 | Maatregel op strategisch niveau borgen |
- Tot slot onderneem je gepast actie om de juridische risico’s voor de organisatie tot een minimum te herleiden of zelfs weg te nemen. Er zijn vier mogelijkheden om te reageren op een risico:
- Aanvaarden, je neemt geen actie
- Vermijden, je neemt actie om het risico te stoppen, bijvoorbeeld door contractuele indekking, door informeren van eigen werknemers, door de samenwerking met de externe partij anders te organiseren, …
- Verminderen, je zoekt oplossingen om de impact te minimaliseren
- Delen, je legt een deel van het risico bij derde partijen, bijvoorbeeld door je te verzekeren, door schadevergoeding van leveranciers te eisen, door uit te besteden, …
- Eenmalig actie ondernemen is helaas niet voldoende. Je zal ook een plan met processen en proceduresmoeten opstellen om het effect van je acties te monitoren, maar ook om te vermijden dat er opnieuw ongewenste, risicovolle situaties ontstaan. Voorkomen is nog altijd beter dan een uit de hand gelopen situatie op te lossen.
- Zorg dat iedereen in én buiten de organisatie deze processen en procedures kent en toepast. Leid leidinggevenden en andere collega’s op: hoe kunnen zij in hun rol specifieke juridische risico’s voorkomen? Met leveranciers spreek je heldere contracten af met duidelijke bepalingen, en je monitor dit, o.a. door KPI’s en rapportage, waar mogelijk.
Download de Juridische gids inzetten extern talent in België
NextConomy is trots op deze eerste bundeling ooit van het wetgevend kader voor het inzetten van externe talenten in België. Deze gemakkelijk te begrijpen handleiding is het resultaat van eigen onderzoek en ervaringen, aangevuld met juridische kennis van partners. Download gratis de Juridisch gids inzetten extern talent in België.
Lees ook :
