TTM-volwassenheid omhoog bij ProcureCon Total Talent

Dat inkoop inmiddels niet meer uitsluitend vanuit kostenbesparingen naar externe inhuur kijkt, werd duidelijk tijdens de speciale Total Talent editie van ProcureCon. De volwassenheid ten opzichte van Total Talent (Management) is merkbaar gestegen, en sommige organisaties zoals Unilever en Philips zijn al behoorlijk ver. Mark van Assema geeft een overzicht van de belangrijkste presentaties.

De organisatie achter ProcureCon bestaat al 25 jaar en is gespecialiseerd in evenementen in de VS en Europa over de inkoop van de externe workforce. In Berlijn werd nu voor het eerst een evenement gehouden dat speciaal gericht is op Total Talent. Aan de volle zaal te zien, met ongeveer 75 leveranciers en zo’n 150 inkopers en een enkele HR-manager, is de tijd daar nu rijper voor dan vijf à tien jaar geleden, toen de TTM-trend zijn intrede deed.

Dat inkoop inmiddels niet meer uitsluitend vanuit kostenbesparingen naar externe inhuur kijkt, werd duidelijk tijdens deze speciale editie van ProcureCon, de afkorting van Procurement for the Contingent Workforce. De volwassenheid ten opzichte van Total Talent (Management) is merkbaar gestegen, en sommige organisaties zoals Unilever en Philips zijn al behoorlijk volwassen.

De presentatie van het hoofd inkoop van Unilever wereldwijd liet zien dat er al veel vooruitgang is geboekt op het gebied van Total Talent en dat het bedrijf zelfs al vrij volwassen is.

Bij Sanofi werd Design Thinking ingezet om Total Workforce te herzien naar een meer talent- en gebruikersgericht concept en zo de HR versus inkoop-discussie te omzeilen. Waarom ze over ‘Total Workforce’ spraken en niet over ‘Total Talent’, was te zien op een van hun slides.

Een belangrijk onderdeel van Total Talent is inzicht krijgen in de totale workforce. Dankzij AI, toegepast op een populatie van zo’n 130.000 medewerkers, heeft Novartis verbeteringen kunnen realiseren in de verschillende inhuurprogramma’s wereldwijd, waardoor Total Workforce Planning mogelijk werd.

Unilever’s ‘Total Talent Levers’

De ‘Global Head of HR Services and External Workforce’ van Unilever, Amit Chitanand, heeft een duidelijke visie op hun Total Talent reis. Ze bekijken het onderwerp vanuit twee soorten leveranciers: degenen die de mensen / het talent zelf leveren, en de dienstenleveranciers op het hele HR-gebied.

Binnen het gebied ‘People’, met meer dan €500 miljoen aan indirecte uitgaven, vallen alle soorten leveranciers die talent leveren. Er wordt onderscheid gemaakt op basis van capaciteit of kunde (zie afbeelding). Opvallend is dat zowel ‘witte boorden’-kantoorwerkers als freelancers onder ‘capaciteit’ vallen, terwijl specialisten in bijvoorbeeld HR, finance en legal onder ‘kunde’ vallen. Dit roept de vraag op hoe witte boorden of freelancers in HR, finance en legal worden gecategoriseerd. Uiteraard valt op al het hokjesdenken wel iets af te dingen.

Binnen het gebied ‘Services’, met meer dan €300 miljoen aan indirecte uitgaven, vallen alle HR-diensten, van payroll tot welzijn en mobiliteit. Dankzij deze holistische kijk op People en Services wordt de traditionele splitsing tussen vast en flex omzeild, en komen juist de overeenkomsten sterker naar voren.

Vervolgens heeft Unilever gezocht naar de vijf belangrijkste hefbomen (‘levers’) op het gebied van Total Talent: Planning, Kosten, Technologie, Beleid en Innovatie. Met de zaal deden we eerst een oefening om de volwassenheid van de groep op deze gebieden te beoordelen, op een schaal van 1 tot 5. En dat viel niet mee! Gemiddeld kwam de groep niet boven 3 sterren uit; op het gebied van technologie zelfs maar op een 2,2. Unilever zelf scoort een 3 op Planning en Innovatie en zelfs een 4 op de andere drie hefbomen. Daarmee scoren ze hoger dan concullega’s in de branche consumentenproducten en ook in een bredere benchmark met andere industrieën.

Gebruik AI voor beter inzicht in alle werkenden

Een andere invalshoek voor Total Talent is data verzamelen over alle werkenden en gebruik maken van de inzichten die daaruit voortkomen. Hoewel HR Analytics al lang waardevolle informatie over vaste medewerkers biedt, blijft het koppelen van data over externe medewerkers een grote uitdaging. De diversiteit aan externen, zoals uitzendkrachten, freelancers en gedetacheerden, en de vele betrokken leveranciers, maakt het extra complex. Sommige groepen externen zijn nog wel terug te vinden in HR-systemen, maar lang niet allemaal. Zo zijn er vele verschillende databronnen bij inkoop, IT en leveranciers zelf met verschillende definities van de categorieën externen en andere data-elementen.

Al die databronnen met de hand vergelijken en samenvoegen, is een flinke klus, waar je bovendien drie maanden later opnieuw mee kan beginnen, omdat alle data alweer verouderd zijn. Maarten Hansson, voormalig Global Head of Integrated Workforce bij Novartis en mede-oprichter van Workforce Insights, liet zien hoe je met AI dat werk kunt automatiseren.

Zo werden bij Novartis in drie weken alle databronnen gekoppeld, in een ‘data lake’ gezet en geanalyseerd. De AI werd hierbij ook getraind, en kon binnen die korte tijd ook een aantal keer opnieuw draaien, nadat de parameters waren bijgesteld.

Hierdoor kreeg de organisatie in korte tijd een goed overzicht van interne en externe medewerkers in diverse categorieën, in totaal bijna 130.000 mensen. Bovendien bracht de koppeling van al die databronnen aan het licht hoeveel medewerkers vanuit een vast dienstverband na verloop van tijd als externe terugkeerden, en vice versa.

Een bijkomend voordeel van inzicht geven op wereldwijde schaal, is dat het helpt bij het standaardiseren van de terminologie binnen de verschillende categorieën.

Direct Sourcing om rechtstreekse relaties met freelancers aan te gaan

Bij twee sessies tijdens het event toonden grote cases aan dat je met een geïntegreerde aanpak al in vergaande mate freelancers gelijk aan vaste medewerkers kunt vinden. Beide cases gaan uit van een ‘skills-based hr-benadering,’ waarbij je zoekt naar de best passende freelancer op basis van de skills die je nodig hebt.

Bij Microsoft kreeg Nuri Demirci Lopez de vrije hand om een nieuw team van freelancers op te bouwen voor de ontwikkeling van producten gericht op freelancers. Samen met het Proteams-platform beheert hij nu, na acht jaar bouwen, een team van 1000 freelancers. Dit team werkt niet alleen aan AI, maar aan Artificial Capable Intelligence, systemen die zelfstandig kunnen denken en daardoor een integraal onderdeel van de workforce worden.

De tweede grote case kwam van Schneider Electric, een wereldspeler op het gebied van energiebeheer. In een panelgesprek met HR (Marie Vezy) en Inkoop (Klaids Lafon de Ribeyrolles) werd duidelijk hoe serieus freelancers tegenwoordig worden meegenomen in workforce-planning. Dit bleek onder andere uit hun strak aan hun inkoopsysteem gekoppelde freelancersplatform Malt (‘Procure to Pay for freelancers’) en de inspanningen om interne en externe teams actief te mengen, medewerkers de kans te geven freelancer te worden (ook na pensionering) en DEI-doelstellingen toe te passen op het freelance-ecosysteem. Dit leverde hen een score op van hun freelancers van 4,9 op 5.

Lees ook: Het liefdesverhaal van hr en inkoop bij Schneider Electric

Beide cases lieten zien dat freelancers niet als flexibele schil, maar als flexibele kern worden gezien binnen een Total Talent-aanpak.

Total Talent Strategie lessen van Philips

Philips is al meer dan vijf jaar bezig met hun Total Talent Management-reis. Martin Thomas, voormalig hoofd Total Workforce Strategy, deelde de belangrijkste stappen van die reis.

Bepaal je Total Workforce-strategie, team en eigenaarschap
Bouw aan workforce-zichtbaarheid, data en inzichten
Zet ‘demand modeling’ op
Transformeer naar TTM door communicatie, probleemoplossing en methodologie

Een belangrijke les was het vereenvoudigen van gebruikersinteractie door alle aanvragen voor vaste en flexibele medewerkers via het HR-systeem te laten lopen, in plaats van via een Vendor Management System (VMS). Ook introduceerden ze een recruitment business partner-rol, die we ook al zagen bij Alliander, om ondersteuning te bieden bij alle verschillende vormen van talentacquisitie.

Dankzij hun volledige workforce-inzicht kon Philips aan scenarioplanning doen met ‘demand modeling’. Dat bleek zeer bruikbaar om snel in te spelen op de instorting van hun aandelenkoers in 2023, na de problemen met hun ademhalingstoestellen. Omdat aandeelhouders vooral waarde hechten aan FTE-aantallen in plaats van Total Talent Costs, konden ze het scenario ‘FTE afschalen, outsourced services opschalen’ uit de kast halen om snel te reageren.

Total Talent staat niet stil

“Het waren twee fantastische dagen” zei iemand eens in een reclame van een uitzendbureau en dat was voor deze twee dagen Berlijn ook zeker van toepassing. We hebben stevige bevestiging gezien van grote stappen die gezet zijn op het gebied van Total Talent Management. Het concept heeft flink wat tijd nodig om te landen, maar lijkt dus niet over te waaien. En volgend jaar is de volgende editie dichtbij huis, namelijk in Amsterdam op 18-19 maart 2026. Blokkeer dus vast je agenda.