Hoe maak je je bedrijf klaar voor elektronische facturatie?

Vanaf 1 januari 2026 zal je in een Belgische B2B-context met gestructureerde digitale facturen moeten werken. Waarmee moet je zoal rekening houden?

Impact op je bedrijfsprocessen

Vanaf 1 januari 2026 moet je met één aanleverkanaal van facturen werken, nl. Peppol. Je moet je dan ook aansluiten op het Peppol-netwerk. Bovendien moet je voor je facturatie ook een softwaretoepassing aanschaffen die met Peppol compatibel is. Een factuur opmaken in Word, Excel of PDF zal immers niet meer mogelijk zijn. Werk je nu nog met een papieren administratie, breng dan alvast de huidige aanleverkanalen van je facturen (de post, e-mail, Doccle …) in kaart en digitaliseer stapsgewijs je administratie.

Elektronische facturatie

Vanaf 1 januari 2026 worden de meeste Belgische ondernemingen verplicht om gebruik te maken van ‘gestructureerde elektronische facturen’ in hun Belgische B2B-relaties. Je zal met andere woorden zelf elektronische facturen moeten versturen, maar ook ontvangen.

Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat. Concreet betekent dit dat die facturen in België via Peppol verstuurd moeten worden. Peppol is het door de overheid goedgekeurde elektronisch platform dat aan de strenge Europese normen voldoet.

Digitaliseer je administratie

Werk je tot op vandaag nog met een papieren administratie, dan is het hoog tijd om te starten met het digitaliseren daarvan.

Momenteel ontvang je je facturen wellicht via verschillende aanleverkanalen (de post, e-mail, Doccle …). Breng die verschillende kanalen in kaart.

Digitaliseer stapsgewijs je papieren administratie. Begin daar op tijd mee, want dit kan tijdrovend zijn. Intussen leer je wel werken met het digitale administratieplatform en leer je ook via dat platform het overzicht bewaren over je administratie.

Je zal ook snel de voordelen van zo’n digitaal administratieplatform ontdekken. Zo kan je snel opzoekingen verrichten door te zoeken op naam van een leverancier of klant of zelfs een term op de factuur, zie je snel welke facturen je al betaald hebt en welke betalingen je nog moet uitvoeren en krijg je al wat inzicht in het resultaat van je onderneming via een aantal kerncijfers.

Sluit je aan op Peppol

Peppol is een digitaal platform dat ontworpen is om gestructureerde documenten (zoals de elektronische factuur) op een veilige manier uit te wisselen. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven … worden via Peppol gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur.

Je moet je dus op Peppol aansluiten om je elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen (ook je klanten en leveranciers zullen dat moeten doen).

Kies de juiste software

Je moet als ondernemer voor je elektronische facturatie dan ook gebruik maken van een softwarepakket dat compatibel is met Peppol en dus aan het platform gekoppeld kan worden. Je facturatiesoftwarepakket moet immers in staat zijn om de data die via Peppol gecodeerd verstuurd worden, te herkennen en te verwerken.

Werk je nu al met specifieke of op maat gemaakte facturatiesoftware, ga dan na of deze compatibel is met Peppol, en bekijk eventueel samen met je leverancier welke aanpassingen er nog gedaan moeten worden tegen het einde van dit jaar.

Tips

Analyseer vooraf hoever je wil gaan inzake digitalisering: enkel je facturatieproces, of ook andere processen zoals het orderproces, betalingsproces, boekhoudproces …? Zo kan je bepalen wat voor jou het meest geschikte softwarepakket is.
De kost van deze software kan je grotendeels terugverdienen doordat bepaalde zaken via die software geautomatiseerd kunnen worden (bv. automatische verwerking van facturen in je boekhouding, automatisch betalingsherinneringen versturen als facturen onbetaald blijven, automatisch factureren volgens bepaalde periodiciteit, opmaak en opvolging van offertes, bestelbonnen en leveringsbonnen …). De automatische verwerking van gestructureerde elektronische facturen verloopt bovendien technisch gezien veel vlotter, veiliger en betrouwbaarder dan de verwerking van bv. een pdf.
Voor de aankoop van of een abonnement op een facturatiesoftwarepakket en dergelijke heb je recht op een extra fiscale aftrek, hetzij onder de vorm van een verhoogde aftrekbaarheid van de kosten van 120%, hetzij onder de vorm van een verhoogde investeringsaftrek van 20%.

Bron: Hoe maak je je bedrijf klaar voor elektronische facturatie?