Faire appel à un partenaire MSP ? 6 conseils

Le choix d’un partenaire MSP n’est pas un exercice aisé. Il existe en outre bon nombre de MSP (et de systèmes VMS). Sans oublier que sous-traiter la gestion des talents externes ne mène pas nécessairement à une success-story. Le secret repose dans la bonne comparaison, le bon choix sur base de données et de connaissances correctes. Voici 6 conseils pour vous aider.

Conseil n°1 – Connaître ses besoins

Un programme d’embauche de talents externes, c’est du sur-mesure ! Aucune entreprise n’a des besoins identiques, la même vision d’avenir, des objectifs similaires, des budgets comparables, des profils d’emplois équivalents… Il est donc fortement conseillé de bien appréhender la situation : qui embauche quel type de profil et pourquoi ? Comment se déroule ce processus ? Que peut-on améliorer ? Quelles sont les parties prenantes ? Sommes-nous satisfaits ? Pourquoi ne le sommes-nous pas ?
Anticipez le futur : quel devrait-être le niveau d’agilité de votre organisation d’ici 3 à 5 ans ? Avez-vous besoin de flexibilité en matière de main d’œuvre ou plutôt de connaissances ? À quoi doit correspondre le processus d’embauche idéal pour des talents externes ? Où placez-vous la barre quand il s’agit de qualité et de coûts ? Comment assurez-vous la conformité (compliancy) avec les règles et lois en vigueur ? Qui sera le responsable final de l’embauche de talents externes ?
Et enfin : la Direction soutient-elle le changement ou éventuellement l’externalisation de cette tâche ? Le budget est-il prévu ? La valeur ajoutée de la réussite du projet apparaît-elle clairement ? En d’autres mots : quels sont les avantages ?

Conseil n°2 – Connaître les objectifs : économies directes vs économies indirectes

La diminution des coûts est un des objectifs principaux des Acheteurs lorsqu’ils envisagent de confier la sous-traitance à un MSP. Et l’argument de vente est bien connu des MSP.

La première année, les réductions de coûts  sont tangibles, calculables et démontrables.  Ensuite, les meilleurs fournisseurs MSP passent à un rôle plus consultatif et stratégique afin d’améliorer la qualité et le service dans le cadre de l’embauche de talents externes. L’optimalisation des processus, par exemple par une plus grande intégration technique, est également une action typique au cours de cette phase. Certains clients ne considèrent alors plus cela comme une économie, et c’est une erreur. Cependant, il ressort de la littérature en la matière (SIA, Ardent Partners, …) que les économies de coûts indirectes ne sont pas à sous-estimer, et sont même supérieures aux économies de coûts directes. Quelques exemples :

• Éviter les ‘maverick spend’ (dépenses imprévisibles), effet sur le budget : -3,5%
• Plus de factures correctes, moins de travail administratif : -1%
• Garantie de paiement dans les délais, remise fournisseurs : 1%
• Contrôle des profils de fonction et des tarifs correspondants : -1%
• Suivi des prestations et des services fournisseurs : -2%
• Gestion centrale du programme d’embauche, gain de temps pour vos managers : -2%
• Automatisation (d’une partie) du processus d’embauche : jusqu’à -15%
• Apport des connaissances et de l’expertise de spécialistes et/ou d’autres clients via le MSP : -2%

Il s’agit donc de savoir quels sont les objectifs visés : des économies directes, ou également des économies indirectes. Sans omettre de choisir le MSP qui vous aidera le mieux à réaliser ces objectifs.

Conseil n°3 – Toujours prévoir un plan B

Tout comme lorsque qu’on est amoureux et que l’on pense au mariage, le choix d’un MSP va de pair avec l’élaboration d’un plan B, au cas où. Externaliser votre embauche est un exercice stratégique, et l’impact du changement sur votre organisation sera assez conséquent. Un changement de partenaire peut provoquer beaucoup de frustration et des frais importants. Le MSP et le VMS correspondant peuvent parfois être très imbriqués dans votre organisation et devenir difficilement remplaçables.

Optez donc pour un partenaire MSP proposant un plan de sortie suffisamment clair : comment garantit-il que vos fournisseurs seront payés pendant la période de transition ? Comment seront transférés les talents recrutés ? Qu’advient-il des données dans le VMS ? …

Conseil n°4 – Partenaire stratégique

Pour améliorer à terme votre programme d’embauche, considérez que vous êtes à la recherche d’un partenaire, et non d’un fournisseur. Le MSP idéal est votre allié, celui de l’équipe et aussi de vos fournisseurs. Il vous donne accès à toutes ses  connaissances, ses compétences, ses relations et ses expériences. Il reste ouvert à l’innovation et est prêt à investir pour atteindre vos objectifs. Chaque MSP peut vous faire réaliser des économies, mais la vraie valeur ajoutée réside dans l’existence d’un partenaire à long terme qui vous mène à une maturité de votre gestion de flexibilité RH.

Conseil n°5 – Le MSP est du sur-mesure

Comme déjà cité, il est important d’avoir un bon aperçu de ses besoins et de ses objectifs. C’est pour cela qu’un programme d’embauche de talents externes sera toujours du sur-mesure. Il n’y a pas de solution miracle applicable dans toutes les organisations. Les bons MSP analysent votre situation actuelle et développent un programme établi sur-mesure.

Conseil n°6 – Optez pour un MSP qui certes connaît son métier, mais aussi votre secteur et la technologie VMS.

Les bons MSP travaillent non seulement avec des collaborateurs expérimentés en MSP, mais qui possèdent également une connaissance des spécificités de votre secteur d’activité. Pensez à la connaissance et la compréhension du marché du travail, la maîtrise des règlements et de la législation, l’intérêt dans les tendances et les développements sectoriels, la connaissance de vos concurrents, les fournisseurs de talents de niche… L’équipe doit également pouvoir faire appel à un back office efficace (facturation, conseils juridiques et financiers…) et certainement aussi à un expert en technologie VMS.

Lors de votre choix, renseignez-vous toujours sur les membres de l’équipe et leur expertise tant avec les services MSP qu’avec votre secteur.