3 conseils pour gérer efficacement l’offboarding des freelances

Lorsqu’un collaborateur fixe quitte une entreprise, cela doit déclencher une procédure de sortie bien définie, mais ce n’est pas toujours le cas. Pensez aux habituels ‘exit interview’, félicitations pour le travail accompli, lunch et drinks d’au revoir … Et après le départ, le collaborateur et l’entreprise resteront bien souvent en contact. Mais tout ceci est-il prévu pour les collaborateurs externes et temporaires ?

Car le nombre de travailleurs non permanents ne cesse de croître à travers le monde. Le travail flexible est même devenu la norme dans de nombreuses entreprises. Il est donc logique d’adapter la procédure d’offboarding à cette nouvelle réalité. En particulier lorsque l’entreprise veille à sa réputation auprès des talents externes déjà connus ou potentiels. C’est là une manière de jeter les bases de relations futures.

Ce que les freelances pensent de votre entreprise peut être déterminant pour son image auprès de leur communauté. Car ce sont en quelque sorte vos ambassadeurs auprès des recruteurs, des confrères, de leurs amis, de leur famille. Et ils réseautent également sur les plateformes en ligne : forums, places de marché pour freelances, Facebook, LinkedIn, … des endroits où ils parlent de leurs expériences.

Vos relations avec les consultants et les sous-traitants participent donc à entretenir votre réputation en tant qu’employeur, et ce jusqu’au dernier jour de présence. À vous de voir si vous laissez tout bonnement partir votre collaborateur temporaire ou si vous le considérez comme tout autre collaborateur.

Voici en tous cas nos trois recommandations majeures pour gérer efficacement le départ de vos collaborateurs flexibles. 

1. Communiquer leur départ

Évident et déterminant. Annoncez à temps aux équipes que la mission de votre collaborateur temporaire va prendre fin. Et ce quelle que soit la durée de sa mission. En omettant d’annoncer ce départ, vous prenez le risque que le freelance se sente invisible, non reconnu et qu’il ait le sentiment de ne pas avoir été intégré à l’équipe et à l’entreprise. Ses collègues ne pourront peut-être pas lui souhaiter bonne chance pour la suite, échanger les coordonnées ou recevoir d’ultimes consignes professionnelles.

Au moment de communiquer sur le départ du freelance ou du sous-traitant, pensez à exprimer vos remerciements pour le travail accompli et à quel point ses compétences ont fait la différence. Mettez en évidence le rôle joué dans la réalisation des projets importants. Et la formulation de vœux pour la suite, un lunch ou une attention personnelle sera grandement apprécié. Votre collègue temporaire saura qu’il est apprécié et que votre équipe a tiré le meilleur parti de son expérience.

2. Sachez écouter leur feedback 

Les ‘exit interviews’ sont d’une importance capitale pour les freelances comme pour les collaborateurs fixes. C’est une façon de savoir comment vous êtes perçu par un entrepreneur qui connaît votre entreprise pour y avoir travailler. Les réponses que vous recevrez aux questions ci-après seront des informations essentielles qui vous permettront d’affiner votre stratégie d’onboarding et d’offboarding, et de la période qui les sépare.

• Vous êtes-vous senti le bienvenu et avez-vous pu intégrer la culture d’entreprise ? Avez-vous eu libre accès à ce qui était nécessaire pour effectuer vos prestations ?
• Avez-vous pu réaliser tous les objectifs que vous vous êtes fixé pour votre mission ?
• Dans quelle mesure cette mission vous servira-t-elle dans l’avenir ?
• Accepteriez-vous une nouvelle mission correspondant à votre profil ?
• Recommanderiez-vous notre entreprise auprès d’autres professionnels ?
• Qu’est-ce qui a contribué à augmenter votre niveau d’expérience ?

L’ensemble de ces facteurs sont essentiels pour connaître le degré de satisfaction sur le lieu de travail et peuvent représenter des critères de notation sur les sites d’évaluation en ligne. Il est également crucial de tenir compte d’un éventuel feedback négatif. Même si le compte-rendu est mitigé, le collaborateur ou la collaboratrice appréciera d’avoir pu exprimer son opinion. D’autant plus lorsqu’il ou elle comprend qu’il y a de l’amélioration dans l’air.

3. Restez en contact, laissez la porte ouverte

N’oubliez pas que la plupart des freelances ont leur propre entreprise et que toute forme d’appréciation est bienvenue. Cela leur permet d’augmenter leurs chances d’obtenir de nouvelles missions intéressantes.

En leur donnant du feedback constructif ou en donnant à leur recruteur, ils enrichissent leurs données de référence. C’est un aspect essentiel vis-à-vis du réseau des collaborateurs flexibles. Il est également intéressant pour eux de faire partie de votre réseau, car c’est là une forme de recommandation précieuse. Suivez de temps en temps leur actualité sur les médias sociaux, et tenez-vous informé sur leurs nouvelles compétences et leurs prestations. Dites-leur si vous êtes prêt à les accueillir pour de nouvelles missions.

Car chez les freelances, les nouvelles vont vite. La perception de votre entreprise fera rapidement tache d’huile. La qualité de votre stratégie d’accueil est déterminante pour le ‘tone of voice’ des discussions qui vous concernent. Prenez donc le temps de valoriser et d’écouter vos collaborateurs, et soyez heureux d’avoir pu aider à leur carrière par le biais des missions attribuées. En échange, vous vous retrouverez fort probablement dans le top du classement de leurs entreprises préférées. Ce que leur réseau ne manquera pas de savoir.