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Quels sont les effets du RGPD en cas de recrutement et d’embauche de talents externes temporaires ?

Les enregistrements et le résumé d’un webinar NextConomy sur l’impact de la réglementation du recrutement et embauche RGPD de talents externes.

Les endroits où dans votre entreprise sont traitées des données à caractère personnel doivent être identifiés et faire l’objet d’un registre des traitements. Cela concerne également les données des candidats à un poste et celles des freelances. Réunissez-vous avec vos fournisseurs, par ex. les bureaux de recrutement, pour fixer les rôles respectifs. Voici quelques-uns des nombreux conseils que les experts ont prodigués lors du webinaire sur le RGPD organisé par NextConomy, et les suites sur le recrutement et l’embauche temporaire de talents externes.  

Encore plus de privacy pour les candidats

Le General Data Protection Regulation (GDPR), ou Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entrera en application à partir du 25 mai 2018. Durant le webinaire de NextConomy, des experts en la matière ont prodigué leurs conseils aux spécialistes RH, aux acquéreurs de talents et aux fournisseurs de services.

Le RGPD donne une meilleure garantie sur la protection des données personnelles. Et cette protection concerne bien entendu les données des candidats et des freelances qui répondent à une offre d’engagement. Un C.V., un e-mail de candidature présenté par un bureau, les notes prises lors d’un entretien d’embauche : tous ces éléments font partie intégrante des données personnelles. Les candidats doivent notamment savoir pourquoi vous leur demandez leurs coordonnées, ce que vous en faites, et combien de temps vous les conserverez. Le RGPD suscite pas mal de questions au niveau des RH, des acquéreurs de talents et des fournisseurs de services. À qui revient la responsabilité ? Comment les données sont-elles protégées et quelles sont les suites pour le mécanisme de recrutement?

Trois experts ont la parole :

Natasja Engels (juriste, FEDERGON )

  • Lorsqu’un candidat répond à une offre d’emploi ou à une offre de mission, il est logique que vous traitiez ses données dans le cadre de la procédure.  Vous devez néanmoins signifier l’usage qui sera fait des données. Ces données de candidats ne pourront ensuite pas être conservées éternellement. Ce qui est gênant lorsqu’on veut se constituer un pool de talents. Demandez explicitement l’accord des candidats si vous utilisez ces données à cette fin.
  • Qui sont vos partenaires dans la recherche de talents et de freelances ? Combien de maillons constituent la chaine complète ? Faites des réunions pour analyser leur approche du traitement des données. Établissez des accords contractuels via des conventions de sous-traitance.
  • Et documentez bien ce que vous faites ! Lors d’un contrôle officiel, les efforts consentis pour se conformer seront certainement évalués.

Pieter Decruynaere (juriste, TAPFIN)

  • Assurez-vous que le management ne soit pas seul à connaître l’existence du RGPD, et que le personnel se sente également concerné. Élaborez à cette fin un plan de communication reprenant les do & don’t.
  • Dressez un inventaire de vos données, que vous allez reporter dans un registre officiel des traitements. Indiquez qui est le responsable de chaque traitement, où et comment les données personnelles sont utilisées et traitées. Indiquez également la finalité desdits traitements. Les catégories particulières de données, telles les données médicales, doivent être traitées avec attention.
  • Analysez avec le département IT le niveau de sécurité de votre système de gestion des données.
  • Évaluez régulièrement les mesures de la réglementation européenne.
  • Imposez des exigences minimales à vos fournisseurs et vos sous-traitants. Fixez vos accords dans de nouvelles conventions, mais assurez-vous de leur conformité avec le RGPD. Les données personnelles des candidats et des freelances qui débutent dans un nouveau poste ou qui démarrent une mission ne peuvent pas être simplement conservées ou enregistrées pour constituer un pool de talents. Demandez donc explicitement aux intéressés la permission de conserver leurs données durant une certaine période.

Ruben Roex (juriste chez Timelex, au nom de proUnity)

  • Les organisations de moins de 250 collaborateurs n’ont pas l’obligation de tenir un registre des traitements. Mais les exceptions à la règle sont tellement nombreuses, que toute entreprise effectuant de la gestion RH doit s’attendre finalement à tenir un registre.
  • Déterminez bien qui du ’sous-traitant’ ou du ’superviseur’ sera responsable des données.
  • C’est le Vendor Management System (VMS) qui gère les données des freelances enregistrés sur une plateforme et celles des fournisseurs. Souvent, le VMS est plus qu’un sous-traitant par rapport aux données personnelles. Mettez-vous bien d’accord avec vos fournisseurs VMS et avec vos fournisseurs en ligne.

(Webinar en Néerlandais)