Le groupe de presse Groupe Rossel gère les demandes, la facturation et le budget des freelances en utilisant la plate-forme en ligne proUnity Media

Ils sont journalistes, photographes, illustrateurs, … Toutes les maisons d’édition et de média collaborent avec des freelances. Et elles font toutes face au même défi : une gestion efficace et équitable de cet important groupe d’externes. Grâce à la plate-forme en ligne proUnity Media, la direction du groupe gère l’entièreté de l’administration au même endroit.

« Actuellement, 150 de journalistes du quotidien régional La Meuse appartenant au Groupe Rossel, travaillent avec l’outil en ligne », indique David Muyldermans, founding partner de proUnity Media. « Les trois prochains mois, la plate-forme va pouvoir accueillir les 150 autres journalistes de Sudpresse.”

Gestion de pools

« La majorité des entreprises du groupe Rossel publient un certain nombre d’éditions, et chacune d’elles possède son propre pool de freelances. Chaque client, souvent le rédacteur en chef, demande à ses collaborateurs de presse externes de s’inscrire sur la plate-forme proUnity Media. Cela permet à la maison d’édition d’établir une base de données des freelances opérant pour ses différentes parutions. Prenons le cas d’un journaliste correspondant permanent qui serait momentanément en vacances ; il suffit au rédacteur en chef de consulter le tableau de bord et de contacter un journaliste également spécialisé en la matière, mais travaillant pour une autre édition. La rentabilité des divers pools en est augmentée. »

Commandes

« Le rédacteur en chef peut placer sur la plate-forme une mission à l’attention de tous les journalistes du réseau, ou passer commande à un collaborateur déterminé. Un journaliste peut également faire paraître un avis sur la plate-forme. Il formule sa suggestion dans le système avec un lien vers l’article complet, ou en proposant de l’envoyer par e-mail.

Facturation

« Le système oblige les parties à collaborer au sein d’un cadre légal. Combien de fois un journaliste n’écrit-il pas des articles sans avoir signé de contrat au préalable ? Les risques de faux travail d’indépendant sont ainsi exclus. De plus, l’outil calcule automatiquement les droits d’auteur, la sécurité sociale, la TVA, … ce qui restreint les formalités administratives pour tout le monde. Ici, c’est le système qui se charge entièrement des formalités pour les externes.»

« Dans le modèle, nous avons intégré le système du tiers payant. Le freelance facture au client, et celui-ci le paie via une plate-forme de paiement en ligne. Ensuite, cette dernière vire le montant hors commission proUnity au journaliste. Le coût d’exploitation de la plate-forme de paiement en ligne est supporté par proUnity. Ce système garantit au journaliste d’être payé à heure et à temps. Ce qui a bien sûr son importance ! »

Gestion du budget

« Un grand défi, bien connu des maisons d’édition, reste le contrôle du budget. Le rédacteur en chef dispose par exemple d’un budget annuel de 5 millions d’euros, mais il s’avère qu’il en aurait dépensé 7. Via la plate-forme proUnity Media, le management peut connaître l’état des dépenses en temps réel, le coût de chaque édition, le nombre de freelances actifs par projet et leurs prestations. Les managers obtiennent un reporting reprenant l’ensemble de leur organisation. »

« Des paiements plus rapides, une administration transparente, des processus automatisés, … Grâce à ce système, la maison d’édition traite son administration de manière rationnelle comparé à un traitement effectué en interne. Rien que le fait pour le management de pouvoir suivre à tout moment l’état du budget annuel, et d’en garder le contrôle, représente déjà une belle avancée. »

Place de marché

Dans une phase ultérieure, proUnity Media élargira la plate-forme en y ajoutant une place de marché. Une place de marché qui va permettre aux entreprises des médias de trouver les freelances correspondant à leurs demandes. Les freelances et les entreprises auront la possibilité d’associer leurs formalités administratives aux missions en toute transparence, par le biais d’une plate-forme centralisée.