Inhuur extern talent tijdens het ‘nieuwe normaal’: oude vragen, nieuwe (en versnelde) antwoorden

Een verslag van de Meetup die NextConomy, samen met haar Amerikaanse partner ClubVMSA, organiseerde.

Is extern talent inhuren in het ‘nieuwe normaal’ anders dan in het pre-coronatijdperk? Hoe beheer je al die eco-systemen met divers talent? Daarover wisselden HR- en inkoopmanagers van gedachten in een Meetup die NextConomy samen met haar Amerikaanse partner ClubVMSA organiseerde. Grote conclusie is alvast dat, onder de huidige omstandigheden, antwoorden op de grote talent vraagstukken sneller gegeven kunnen én moeten worden. Pragmatisme voert de boventoon.

Dezelfde thema’s, andere oplossingen

De Covid-19 crisis zet de wereld van hoe we werken op zijn kop. Waar, wanneer en hoe we werken lijkt steeds minder belangrijk. Daar komt dan een razendsnel herstel van de economie en bovenal een hyper schaarste aan talent bovenop. In alle landen en alle functies, zowel met betrekking tot personeel in loondienst als extern talent.

Maar welke zaken zijn tijdelijk, en welke structureel? Waar moet je – als het gaat om het inhuren van extern talent – in het ‘nieuwe normaal’ nu rekening mee houden? Boeiende en relevante vragen. Daarom was het ook niet vreemd dat er veel belangstelling was onder HR- en inkoopmanagers voor een Meetup die NextConomy, samen met haar Amerikaanse partner ClubVMSA, organiseerde bij gastbedrijf VDAB in hun Workout Room in Brussel.

Luisterend naar de verhalen die het internationale gezelschap met elkaar deelde, in de presentaties en panelgesprekken, maar vooral in de daaropvolgende, kleinere sub-sessies, viel één ding op: de onderwerpen die dit gezelschap bezig houden, zijn niet direct anders dan in het pre-corona tijdperk. De antwoorden op die vraagstukken zijn dat wel: schaarste, hoe werk je samen het leveranciers, wie betaalt wat, hoe betrek je het management bij het ontwikkelen van een meer realistische ‘talent acquisition’ strategie, hoe hou je grip op kosten en inzicht in juridische risico’s? Covid en het ‘nieuwe normaal’ – waarbij een ding zeker is, en dat is dat alles onzeker zal zijn – zorgen ervoor dat deze vraagstukken in een ander perspectief komen te staan. En dat kan ook zorgen voor een versnelling in het bedenken van de antwoorden.

De onderwerpen die dit gezelschap bezig houden, zijn niet direct anders dan in het pre-corona tijdperk. De antwoorden op die vraagstukken zijn dat wel. Deze vraagstukken komen immers in een ander perspectief te staan.

Bekende vragen en nieuwe verhalen

Gaan we allemaal werken als een freelancer?

“Het ‘nieuwe normaal’ is een wereld die vraagt om wendbaarheid en omgaan met onzekerheden. Langetermijnplanningen lijken zinloos. Organisaties zullen veel projectmatiger moeten werken. Korte trajecten, met duidelijke einddoelen en op een ‘agile’ manier. Dus: werken zoals freelancers dat al lang doen. Werken en denken als een freelancer, dat wordt het nieuwe normaal voor iedereen.”

Over wie gaat de “War for talent”?

“De War for talent woedt al jaren. Maar voorheen dacht je daarbij alleen aan de hyperspecialisten. Nu is er tekort aan bijna elke functie. En de schaarste aan personeel bedreigt daarmee ook direct de productie van bedrijven. Dat zorgt er dan ook wel voor dat de pijn nu tot in ‘de board’ gevoeld wordt. Een mooie kans om de organisatievisie op talent acquisition te moderniseren”.

Wat doet de contractvorm er eigenlijk nog toe?

“De druk op het invullen van vacatures is momenteel zo hoog, dat alle ideeën over welke contractvorm het beste past bij welk type werk overboord kunnen.”

Werken en denken als een freelancer, dat wordt het nieuwe normaal voor iedereen.

Kan onboarding ook online?

“Ik werk nu 1,5 jaar voor een bedrijf, maar ik ben er nog nooit geweest, ik heb mijn collega’s nog nooit live ontmoet. Eigenlijk moet ik er nog achter komen of dat bedrijf wel echt bestaat. Toch doe ik gewoon mijn werk.”

Is remote werk de nieuwe norm?

“Nu we allemaal telewerken, komt je er achter dat je ook prima op 50 kilometer van kantoor je werk kan doen. Maar als dat zo is, dan kan dat dus ook op 500 km of 5.000 km afstand.”

Hoe krijg je zicht op waarom je organisatie externen inhuurt?

“Pas als je zicht hebt op hoeveel externen je inhuurt en hoeveel geld daar mee gemoeid is, kan je begrijpen waarom je inhuurt. In deze tijden van snel op en afschalen is die vraag relevanter dan ooit. Zowel voor het krijgen van inzicht als voor het nemen van besluiten: alles draait om data.”

Grip op inhuren van freelancers of alle externen?

“Bij het praten over een beleid op het inhuren van externen, al van niet met VMS-tooling of een MSP-dienstverlener, wordt (te) vaak alleen gedacht aan het ‘white collar’ segment. Daar zitten inderdaad de opdrachten met de hogere tarieven. Maar de Covid periode laat maar weer eens zien dat het minstens zo belangrijk is om het ‘blue collar’ deel van inhuur mee te nemen in je beleid. Immers qua aantallen is die groep vaak veel groter.”

Kan je wel zonder een MSP programma?

“Covid en schaarste dwingen organisaties een inhaalslag te maken in het professionaliseren van hun inhuurprogramma. Als je snelle stappen wilt maken, dan kan je eigenlijk niet om een professionele MSP heen. Zij hebben de ervaring, zij hebben de data, zij kunnen je helpen bij het stellen van de juiste prioriteiten”, zo verklaarde een uitgesproken voorstander van het samenwerken met een MSP dienstverlener.

Is het businessmodel van VMS-leveranciers wel ‘partnergericht’?

Het implementeren van een VMS-tool kan een belangrijk middel zijn om meer inzicht te krijgen in wie je inhuurt. De data die zo’n systeem kan opleveren, zijn cruciaal voor het nemen van de juiste beslissingen. Dan is het wel nuttig om zo veel mogelijk van alle ‘inhuur’ via een VMS te laten lopen. Hier begint het wat te schuren, zo bleek uit een discussie.

“VMS tooling inzetten voor het inhuren van freelancers is vaak een eerste stap. Een percentage van die omzet betalen aan de VMS-partij is dan op zich nog logisch. Maar hetzelfde prijsmodel hanteren wanneer ook andere vormen van inhuur, bijvoorbeeld uitzendarbeid of SOW, opgenomen worden in de VMS-tool, is niet logisch. Immers de waarde die de tooling oplevert, is anders. Dat levert juist intern weerstand op. Daar zouden VMS-partijen een beter antwoord op moeten hebben.

Mag je als opdrachtgever wel iets ‘goeds’ doen voor je freelancers?

“In tijden van schaarste wil je freelancers graag meer binden aan je organisatie. In tijden van crisis wil je graag iets extra’s voor ze doen. Maar de huidige wetgeving staat beide zaken in de weg. Voor je het weet, word je gezien als werkgever. Het is hoog tijd dat de wetgeving aangepast wordt aan de werkelijkheid van deze tijd.”

Werken aan de employability van externen is niet onze verantwoordelijkheid, dat ligt ook juridisch lastig

Hoe kom je af van externen die al te lang bij je werken?

“We zagen dat de contractduur met een flink deel van de externen steeds langer werd. Ze werden ook in toenemende mate afhankelijk van hun opdrachten bij ons. Dat is niet goed voor ons, maar ook niet voor henzelf. Werken aan de employability van externen is niet onze verantwoordelijkheid, dat ligt ook juridisch lastig. Wel hebben we dit probleem samen met de bemiddelingsbureaus geïdentificeerd, zodat zij er mee aan de slag komen”

HR en Inkoop: vrienden of vijanden?

Ook deze vraag is en blijft actueel. Terwijl we ook wel weten dat het bij het ontwikkelen van een beleid voor de ‘extended workforce’ het niet HR of inkoop is, maar juist HR én inkoop. Een les uit een van de presentaties door Sofie Reviers en Benny Gers van VRT: trek vooral samen op. Want als je niet op een lijn zit, dan gaan hiring managers daar misbruik van maken. Het vraagt er dus om als HR en inkoop vooral snel(ler) bij elkaar aan tafel te gaan zitten bij het nadenken over nieuw beleid.

Pragmatisme

Verhalen delen, dat is waar het om gaat dit soort bijeenkomsten van de NextConomy-community. In de wetenschap dat elk verhaal, elk antwoord uniek is. Maar wat als rode draad naar voren komt uit die verhalen, is dat antwoorden op de grote vraagstukken, onder de huidige omstandigheden, sneller gegeven kunnen en moeten worden. Pragmatisme voert de boventoon.

Meld je hier aan voor de volgende (virtuele) NextConomy Meetup van 2 december 2021. Het centrale thema is ‘Recruiting and collaborating with talent across nationale borders’. Keynote speaker is Caroline Debaets van Silverfin, die getuigt over haar unieke rol binnen het hr-team om de internationale werkkrachten, vast en freelance, te beheren. Deelname is gratis voor hr en inkoop managers; geen commerciële partijen toegelaten.