Een VMS als garantie voor een kwaliteitsvol inhuurproces!

Op 12 Januari gingen we opnieuw van start met de webinarreeks georganiseerd door NextConomy en ZiPconomy in de vorm van mini-learning met telkens als centraal thema: ‘Technologie voor het optimaal beheer van extern talent’ . Net als vorig jaar komen om de 2 weken elke dinsdag om 11:30 een groep experts gedurende 45’ hun kennis delen met de deelnemers aan de hand van hands-on demo’s en interactieve sessies.

Waar 10 jaar geleden steeds een VMS werd ingezet om in de eerste plek kostenbesparingen te realiseren, is dit al langer niet meer de hoofdreden. HR wordt meer en meer het bad ingetrokken om zich ook te bekommeren om het inhuurbeleid van externe medewerkers. Waar dit voorheen vaak louter als een verantwoordelijkheid werd gezien van Inkoop, langs leveranciers zijde, begint nu ook de kwaliteit van je inhuurproces als één van de hoofdredenen gezien om een VMS te implementeren in de bedrijfsorganisatie. Op dit webinar vroegen we de deelnemers aan welke kwaliteitscriteria ze denken bij de inzet van een VMS. Onderstaand de feedback van de deelnemers van het webinar, in orde van belangrijkheid:

1. Betere & kwalitatievere selectie van leveranciers.
2. KPI’s & SLA’s van mijn leveranciers automatisch rapporteren.
3. Beste kandidaten vinden via skill & job-matching.

Waarom een Vendor Management Systeem (VMS) inzetten om je inhuurproces kwalitatief te verbeteren?

De kwaliteit van een inhuurproces verhogen via een VMS zorgt voor een aantal grote voordelen. Farid somt een aantal kort op in zijn presentatie:

• Risico’s vermijden
• Beste talent aantrekken
• Efficiëntie (Kost en tijd)
• Data om je programma te analyseren

Om tot een heldere definitie te komen van een kwalitatief inhuurproces, dient men bij nieuwe bedrijven eerst een ankerpunt te bepalen. Dit doet men best door de huidige situatie van het inhuurporces in kaart te brengen, deze te meten en tenslotte de analyseren. “Bij deze “discovery” phase ga je best na wat je organisatie op dit moment allemaal doet binnen het inhuurproces, wat je als organisatie goed doet, maar ook (h)erkennen wat je beter kan inrichten of zelfs dient te vermijden.”, vertelt Farid. Hij geeft ons enkele invalshoeken voor de analyse fase:

• Standaard E2E inhuur-proces: Is er reeds een gestandaardiseerd proces ingericht, werd het reeds gedocumenteerd en effectief gecommuniceerd naar interne stakeholders en leveranciers?
• Historische data: Data is van groot belang en dient vaak op heel wat verschillende departementen zoals HR, Finance, Inkoop, etc opgevraagd worden. Ook zit deze data vaak in verschillende systemen verborgen. De eenvoudigste data om beschikbaar te stellen voor bedrijven die gebruikmaken van een ERP, is de “spend” data per leverancier. Data die vaak moeilijker te achterhalen is, bestaat uit historische tariefdata per profiel, welke leveranciers per profiel een kandidaat hebben aangeboden of hoelang het gehele aanwervingsproces heeft geduurd, budgetopvolging en dergelijke.
• Vendor/Freelancer engagement: Is er een goede communicatie van verwachtingen naar leveranciers en freelancers? Is er een heldere communicatie tussen opdrachtgever en leverancier of freelancer?
• Laatste evaluatie van suppliers: Regelmatige evaluaties van je leveranciers is van belang in de opvolging van je programma. Bij gebruik van een Managed Service Provider (MSP), worden leveranciers evaluaties op frequente basis opgevolgd door hen. Zonder MSP ziet men dat deze evaluaties minder gestandaardiseerd en gedocumenteerd zijn. Met een VMS systeem kunnen klanten, ook zonder MSP, deze evaluaties heel nauwkeurig zelf opvolgen en ook transparant beschikbaar stellen voor de leveranciers.
• Objectieve supplier metrics: Hier worden de SLA’s en KPI’s objectief gemeten en vergeleken tussen verschillende leveranciers.
• Huidige tevredenheid stakeholders: Op een gestructureerde manier communiceren naar zowel leveranciers als freelancers of de stakeholder tevreden zijn en waar bijsturing nodig is.

“De eenvoudigste data om beschikbaar te stellen voor bedrijven die gebruikmaken van een ERP, is de “spend” data per leverancier. Data die vaak moeilijker te achterhalen is, bestaat uit historische tariefdata per profiel, welke leveranciers per profiel een kandidaat hebben aangeboden of hoe lang het gehele aanwervingsproces heeft geduurd. Deze zijn echter van groot belang om de kwaliteit te meten, maar zijn niet te vinden in een ERP systeem.” Farid El Machaoud, HireMe

Hoe definieer je dan “kwaliteit” in je toekomstig inhuurproces? Standaardiseren en voortdurende bijsturing!

Wanneer de “as-is” situatie werd geanalyseerd op basis van bovenstaande elementen, kan gebouwd worden aan de kwaliteit van je verschillende hoekstenen in je inhuurproces. Deze dient helder te definiëren wat de verwachtingen zijn

• Requests: Standaardisatie van aanvraagformulieren voor externe medewerkers of freelancers, zodat dit een kwalitatieve, heldere omschrijving wordt van het project of de rol.
• Leveranciers: Definiëren welke leveranciers mogen deelnemen, op welke profielen , hoe worden ze gemeten, wie zijn je strategische, ad-hoc en niche leveranciers & welke tiering wordt daarop toegepast?
• Kandidaten: Welke kwaliteitscriteria worden gesteld om kandidaten te matchen met de juiste jobs? Deze kunnen bepaald worden door woonplaats, skills, ervaring, etc
• Contractering: Gestandaardiseerde contracten met je leveranciers vereenvoudigen en verhogen de kwaliteit van je inhuurproces.
• Onboarding: Een helder en duidelijk afgelijnd onboarding proces geeft ook voor je contingent workforce zekerheid. Zorg dat oa. badges en toegangsrechten, alsook certificaten en legale documenten, allemaal voor de start gecheckt en gevalideerd werden.

“Bij gebruik van een Managed Service Provider (MSP), worden leveranciers evaluatie op frequente basis opgevolgd door hen. Zonder MSP ziet men dat deze evaluaties minder gestandaardiseerd en gedocumenteerd zijn. Met een VMS systeem kunnen klanten, ook zonder MSP, deze evaluaties heel nauwkeurig zelf opvolgen en ook transparant beschikbaar stellen voor de leveranciers.” Farid El Machaoud, HireMe

Demo van een kwaliteitsborging gerealiseerd met een VMS

Na de presentatie gaat Farid de demo van de VMS technologie. Hier komen volgende elementen aan bod:

• Leveranciers metrics met scores, evaluaties en benchmarks
• Kandidaat matching
• Tariefkaarten, budgetten en prijsindicaties
• Tiering & distributie naar leveranciers van aanvragen

“Leveranciers nemen het je organisatie niet kwalijk als hun kwaliteit gemeten en geëvalueerd wordt door een Vendor Management Systeem. Ze nemen het je wel kwalijk als ze niet weten tegen welke verwachtingen, SLA’s en KPI’s ze moeten werken.” Farid El Machaoud, HireMe

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 9 februari 2021 via deze link. Deelname is gratis.
• Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learings serie vind je hier.