5 tips voor een soepel onthaal van freelancers

Het onboardingproces is belangrijk om de verbinding met de organisatie op te bouwen, te zorgen dat iemand zich thuis voelt in de organisatie en dat verwachtingen naar elkaar toe duidelijk zijn. Juist in het ‘nieuwe normaal’ waar voornamelijk op afstand wordt gewerkt vraagt het onboardingproces om een proactieve benadering. Hoewel freelancers waarde hechten aan onafhankelijkheid, kunnen ook zij hulp en ondersteuning gebruiken om snel operationeel te zijn.

Onboarding freelancers op afstand

Voorlopig lijken we op afstand te werken en zijn onze werkplekken veranderd. Dat heeft ook tot gevolg dat we niet meer eenvoudig bij elkaar langs lopen of interageren met elkaar zoals we dat gewend waren. De volgende tips helpen bij een onboarding op afstand.

1. Creatieve introductie

Betrokkenheid creëren kan al nog voordat de freelancer daadwerkelijk bij de organisatie start. Stuur bijvoorbeeld alvast een kaartje of een bloemetje namens de organisatie. Of neem een korte video op waarin je hem of haar welkom heet, een korte introductie geeft van de bedrijfscultuur of al laagdrempelig kennis laat maken met het team.

Is het kantoor (gedeeltelijk) open? Spreek dan op de eerste dag op locatie af om eventueel benodigdheden te geven of het kantoor te laten zien. Zorg er in ieder geval voor dat hij of zij vanaf de start beschikt over alle benodigde tools.

2. Start de eerste dag net zoals je op kantoor bent

Wellicht is het niet mogelijk om de locatie te laten zien, maar is het wel mogelijk om kennis te maken met het team en de organisatie via video calls. Organiseer een teamlunch of virtuele koffiemomenten om zo op een informele wijze te starten.

3. Houd introductie meetings kort

Je wilt een freelancer zo snel mogelijk op stoom hebben. Zorg dat de benodigde trainingen inzichtelijk zijn en deel ze efficiënt in: een overvloed aan informatie kan een tegengesteld effect teweeg brengen. Breek verschillende trainingsegmenten op in werkbare blokken van een uur, op die manier creëer je voldoende ruimte om informatie te laten bezinken.

4. Zorg dat alle informatie en content toegankelijk is

Maak het de freelancer gemakkelijk, geef hem of haar de kans om de benodigde research voor de opdracht te doen en zorg dat de informatie die hiervoor nodig is beschikbaar is op de server of het intranet. Soepele toegang tot de benodigde informatie draagt bij aan een soepele onboarding en dat komt de output van de opdracht alleen maar ten goede.

De basisinformatie over de organisatie, bijvoorbeeld de missie en visie en de organisatiestructuur, informatie over de diensten en producten en processen, kun je verzamelen in een aantal kerndocumenten en beschikbaar stellen op de server.

5. Reserveer tijd voor catch up-momenten

Reserveer tijd om bij te praten en de freelancer wegwijs te maken in de organisatie. Zeker in deze tijd waarin we veelal op afstand werken, is het belangrijk om duidelijke verwachtingen van elkaar te scheppen, te luisteren naar elkaar en in contact te blijven. Met het vragen en geven van feedback worden verwachtingen op elkaar afgesteld en ontstaat er ruimte om bij te sturen waar nodig.