Een VMS inzetten om je inhuurproces compliant te maken? Daarom!

David Muyldermans, CEO van proUnity, laat tijdens dit 4^de webinar van de reeks zien hoe VMS technologie de processen en regels rond het inhuren van extern talenten niet alleen vereenvoudigt, maar ook in lijn brengt met interne ‘policies’ en heersende regel- en wetgeving. Dit wordt omschreven als ‘compliancy’: verzekeren dat de voorschriften worden nageleefd door alle betrokken partijen in het inhuurproces.  Hij rondt het webinar af met een boeiende VMS demo, die de deelnemers een heldere kijk op het contracteringsproces  langs leverancierszijde en inkoopzijde geeft. Onderstaand het verslag en de link naar de opname van dit webinar.

Compliance management in een VMS,  een must-have voor je inhuurstrategie

In het vorige webinar werd compliance al kort besproken als een van de  voordelen van het gebruiken van een Vendor Management Systeem (VMS):  kostenoptimalisaties, een efficiënter inhuurproces, transparantie, en  compliance management van alle extern ingehuurde talenten.

Een korte poll bij de deelnemers van ons webinar over het thema, leert dat de top 3 van uitdagingen in het compliant beheer van externe medewerkers bestaat uit:

1. Het risico op schijnzelfstandigheid
2. Onduidelijkheid omtrent het contracteren van deze populatie
3. Budgettoekenningen & goedkeuringen die onvoldoende transparant zijn

David Muyldermans: “Door de huidige crisis, waarin we volop een tweede Corona-golf ondergaan, zijn bedrijven (opnieuw) genoodzaakt hun medewerkers zoveel mogelijk vanop afstand te laten werken. Organisaties zijn daardoor geëvolueerd van een centraal naar een decentraal samenwerkingsmodel. De vorm van controle op het werk, die op elke fysiek kantoor of werkvloer voorheen vanzelfsprekend was, dient nu anders ingericht te worden. Hierdoor is het  nog meer van belang ook de inhuurprocessen, screenings, het contracteren en het onboarden van flexibele medewerkers een technologische omkadering te geven, die houvast biedt aan inhurende managers. Een VMS kan voor dit alles de juiste oplossingen aanbieden.”

Door Covid19 zijn organisaties geëvolueerd van een centraal naar een decentraal samenwerkingsmodel. De vorm van controle op werk die op elke fysiek kantoor of werkvloer voorheen vanzelfsprekend was, dient nu anders ingericht te worden. David Muyldermans

Hij vervolgt: “we zien tegenwoordig ook een wildgroei aan samenwerkingscontracten. Bij organisaties zijn contracten op uitzendarbeid, consultancy opdrachten, freelance contracten, maar ook grote complexe Statement of Work-contracten (die onder Framework-agreements vallen) in gebruik. Hierdoor ontstaat er nood aan heldere regels en afspraken over het contracteren. Regels (‘policies’), die in de VMS technologie vertaald kunnen worden in verschillende contract-templates.”

“Tenslotte vormt GDPR (General Data Protection Regulation, de regelgeving waarbij door Europa bepaald wordt welke data van externe medewerkers mag worden verzameld, en hoe en met welk doeleinde deze vervolgens beheerd mag worden), ook een extra en onontbeerlijk element in een inhuurstrategie die conform de nationale en internationale wetgeving is. Ook op dit vlak kan een VMS de juiste oplossing aanbieden voor organisaties en het risico op overtredingen fors reduceren.”

David wijst op het belang om compliance management niet te eng te interpreteren. “Vaak zie je de haat-liefde relatie met compliance management. Enerzijds heb je vaak directies die compliance processen wensen uit te rollen en  voorschriften wil implementeren op het extern inhuurproces. Anderzijds voelen mensen op het terrein zich daardoor deels betutteld en voel je bij hen een bepaalde weerstand.”, geeft David aan. Dit hoeft niet het geval te zijn. Compliance management zorgt er net voor dat het ganse inhuurproces geoptimaliseerd verloopt, en de organisatie bovendien vrijwaart van mogelijke risico’s doordat voorschriften en processen voorgeprogrammeerd zijn in het systeem.

Compliance management is meer dan het beperken van vrijheden. Het is een professionalisering en stroomlijning van je end-to-end werkwijze en processen. Je risico’s met betrekking tot wet- en interne regelgeving worden geminimaliseerd terwijl je kost-efficiëntie aanzienlijk toeneemt. David Muyldermans.

In elke stap van het extern inhuurproces kom je vormen van compliance management tegen. David neemt ons tijdens het webinar doorheen het ganse inhuurproces, waarbij we zien dat bij elke stap van het inhuurproces er raakvlakken zijn met compliance management.

Afbeelding 1 © proUnity – In elke stap binnen het inhuurproces wordt de compliance geborgd door het VMS.

Heel vroeg in het proces, bij een jobaanvraag zorgen job-templates voor een gestructureerde, objectieve & uniforme manier van uitvraag bij geprefereerde leveranciers. Deze leveranciers werden vooraf gescreend en goedgekeurd, mits ze voldoen aan de regels die de organisatie wenst op te leggen aan hen. Vanzelfsprekend krijgt de contracterende fase in het inhuurproces heel wat aandacht. Hier garanderen contract-templates en een transparant samenwerkingsproces tussen Inkoop & Leveranciers dat interne  policies gewaarborgd worden, alsook in lijn zijn met lokale wetgeving. Online budgetgoedkeuringen in het VMS zorgen ervoor dat verschillende stakeholders betrokken zijn & ook de financiële treshholds per goedkeurder gerespecteerd worden. Ook bij onboarding kunnen verschillende benodigde documenten zoals Limosa declaraties centraal opgeslagen worden en geraadpleegd. Tenslotte wordt de afwikkeling rond tijdsregistratie, facturatie en offboarding van externe medewerkers volgens de bedrijfsregels ingericht in het VMS.

We zien regelmatig organisaties waar er onduidelijkheid is in het inhuurproces. Zonder helder aanvraagproces & zonder budgetgoedkeuringen, komen dan facturen ter betaling bij de boekhouding zonder Purchase Order nummer of contract referentie. Dit zorgt vaak voor heel wat risico’s en conflicten binnen die organisaties. David Muyldermans

Waar maakt de VMS precies het verschil in compliance management?

In het webinar identificeert David 7 grote voordelen van de VMS technologie op gebied van compliency:

1. Duidelijk aanvraagproces, inclusief validatie workflow
2. Eenduidige leveranciersstrategie
3. Bewust sourcingproces volgens budget & marktprijzen
4. Legal – en tax waarborging
5. Uniforme contracten en tijdsregistratie
6. Gewaarborgde – en veilige on- en off boarding procedures
7. GDPR

Afhankelijk van de organisatie zal er meer of minder nadruk gelegd worden op bepaalde elementen. Voor elke klant wordt namelijk sector- en klanten specifiek het VMS ingericht:  een VMS voor een bedrijf in de verzekeringssector ziet er helemaal anders uit dan een VMS ingericht voor de IT – of de financiële sector.

Demo van contractbeheer in het VMS

Tenslotte duikt David de VMS technologie in om het proces van het contracteren te tonen in een live-demo. Hij toont ons hoe het contracteren verloopt: eerst langs leverancierszijde en daarna langs de inkoperzijde. Volgende zaken komen aan bod in de demo:

• Contract-templates (per department, cost center of land)
• Contract drafting, interne – en externe communicatie
• Contract voorstel
• Tripartiete contracteren (Klant, Leveranciers/Freelancers & MSP)
• Purchase Order (PO) als referentie in het contract
• Acceptatieproces van een Framework overeenkomst door de Leverancier
• Kandidaat vergelijking en scoring
• Documentatie opslag
• Goedkeuring van timesheets
• Overzichtsrapport van alle externe medewerkers en hun contractuele status

Het volledige webinar, inclusief de demo kan je hier herbekijken :

Meer weten over deze reeks Mini Learnings?

• Op deze pagina vind je alle informatie over de reeks Mini Learnings. Je kan je er ook aanmelden voor het volgende interactieve webinar van dinsdag 10 November 2020 via deze link. Deelname is gratis. Om 11.30 u is Manfred Vogels van Beeline  onze expert van dienst zijn op deze webinar: ‘ Efficiënt inhuren met een VMS: een succesfactor voor je tijdelijke inhuur.” In deze sessie nemen we je mee hoe een VMS naast kostenbesparing, je ook veel efficiëntie kan bezorgen. We gaan op zoek naar deze meerwaarde van het VMS in de verschillende processtappen van externe inhuur.  Ook hij zal dat doen aan de hand van een korte live-demo.
• Mini Learnings zijn altijd interactief: je hebt zeker gelegenheid om vragen te stellen. Tot dan?

PS: dit is een kort overzicht van de volgende webinars in deze reeks Mini Learnings over VMS technologie:

• afl. 5:  10 november – VMS & inhuurproces optimalisatie
• afl. 6:  24 november – VMS & talent pooling
• afl. 7: 8 december – VMS & kostenbesparingen
• afl. 8: 12 januari – Hoe beheer je aanneming van werk (SOW) in het VMS?
• afl. 9: 26 januari – VMS & monitoring van de kwaliteit van talent
• afl. 10: 9 februari – Hoe kies je een VMS? (inclusief hoe je een RFP opstelt)

Een overzicht van eerdere afleveringen uit deze Mini Learnings serie vind je hier