Werken van op afstand enkel succesvol als er wederzijds vertrouwen is

“Niemand zit graag thuis om betaald te worden voor werk dat hij niet gedaan heeft”, zegt Tom. “Diegenen die dat wel doen, zitten ook gewoon niks te doen op kantoor denk ik. Als je je werk graag doet en je bent er goed in, dan neem je je verantwoordelijkheid, zowel op de werkvloer als thuis.”

Is thuiswerken voor jou een bewuste keuze?

Tom: “Zeker. Na mijn studies computerwetenschappen heb ik kort een typische job gehad inclusief firmawagen. Maar na zes maanden merkte ik dat dat mijn ding niet was. Ik heb dan zes jaar toegepast onderzoek gedaan bij imec (UGent) en tevens ook mijn doctoraat gehaald. Toen ik in 2017 met mijn partner tijdelijk naar Australië vertrok, ben ik gestart als freelancer. Dat vond ik zo fijn dat ik het ben blijven doen. Ook al wonen we nu terug in België.”

“Remote werken is niet voor iedereen weggelegd. Elke dag moet je de discipline hebben om aan je dagtaak te beginnen en om geen tijd te verliezen met huishoudelijke klusjes of hobby’s. Soms heb ik het ook moeilijk om gefocust aan de slag te blijven. Bijvoorbeeld tijdens een hittegolf zoals we net gehad hebben. Ik was toen blij dat het wat minder druk was. Zelfkennis is belangrijk, en als remote werken niks voor jou is, heeft het geen meerwaarde om het te forceren.”

“Maar voor mij is van op afstand werken doorgaans heel efficiënt, en de bijhorende flexibiliteit is fantastisch. Je kiest zelf waar en wanneer je werkt. En dat ik niet hoef te pendelen, is ook mooi meegenomen.”

Is het moeilijk om opdrachtgevers te vinden die remote werken toestaan?

“Ik ben nu drie jaar bezig en in het begin was dat in ons land toch wel een heikel punt. Daarom werk ik vooral voor startups. Die hebben vaak nog geen eigen kantoor waardoor je sowieso van thuis uit moet werken.”

“Dat is ook één van de redenen waarom ik me bij Toptal aangesloten heb. Remote werken is hun core business, en zij vinden de juiste klanten voor me.”

Waarom staan organisaties volgens jou zo weigerachtig tegenover thuiswerken?

“Vertrouwen speelt volgens mij een grote rol. Sommige bedrijven gaan ervan uit dat hun medewerkers hun uren niet eerlijk ingeven en profiteren van het systeem.”

“Maar ook omgekeerd is het belangrijk. Je moet als freelancer steeds het vertrouwen hebben dat de klant je correct betaalt. Ik heb zelf tot nu toe nog nooit problemen hiermee gehad, maar heb andere verhalen gehoord van collega’s. Ik werk nu voor een Amerikaanse opdrachtgever en ik ben zeer blij dat dat via Toptal loopt. Toptal ondersteunt me bij het hele proces: vanaf de sollicitatie over het uitvoeren van het project tot de uitbetaling. Ik kan moeilijk zelf naar Texas trekken als die klant weigert mij uit te betalen.”

“Remote werken zit in de lift door de coronacrisis en hopelijk is dat een blijvende trend. Daarnaast merk ik dat bij organisaties de focus verschuift van het aantal gepresteerde uren naar geleverde prestaties, wat een vertrouwensband opbouwen makkelijker maakt.”

Hoe verloopt het contact met collega’s en managers?

“Dat verloopt supervlot. Tools zoals Slack en Trello helpen enorm om op afstand efficiënt te werken.”

“Het hangt er natuurlijk van af wat je taken zijn, en hoe vaak daarvoor overleg nodig is. Te veel overleg werkt soms contraproductief, zeker vanop afstand. Op kantoor is het heel gemakkelijk om even een vraag te stellen aan je collega of manager, maar wanneer je thuis werkt, leg je alles even stil, en moet je typen of videochatten. Je raakt dan iedere keer je focus kwijt.”

“Mijn advies: communiceer goed, maar overdrijf er niet in. Ik stuur doorgaans elke dag een update via zo’n tool en krijg via die weg dan feedback. Eén keer per week hou ik dan een uitgebreider overleg met mijn klanten. Meer hoeft dat meestal niet te zijn.”

Je werkt internationaal. Merk je cultuurverschillen?

“Ja, ik heb het gevoel dat er in België iets meer aan micromanagement wordt gedaan dan bijvoorbeeld in Nederland of Amerika. Vooral de Amerikanen vinden het normaal om met externen over de hele wereld te werken, en hebben er meer vertrouwen in dat het werk afraakt. Maar misschien heb ik een vertekend beeld omdat Toptal garant staat voor de goede afloop.”

“Daarnaast zijn buitenlandse opdrachtgevers vaak meer down to business en gaan tijdens een gesprek meteen over naar de orde van de dag. Belgische klanten vragen eerder eerst hoe het gaat of hoe mijn weekend was. Ik vind het wel fijn om af te wisselen tussen de twee.”

“Een grappig detail: ik heb mijn Amerikaanse klant nog nooit gezien. Mijn sollicitatiegesprek verliep via video en toen stond zijn camera uit. Beetje bizar, maar waarom niet? Tot nu toe loopt alles heel vlot.”

Welke tips heb je voor freelancers die ook van thuis uit willen werken?

“Richt een goede werkplek in. Ik heb een grote bureau in een aparte ruimte waar ik niet gestoord wordt, drie computerschermen en airco.”

“Zoek een manier om je tijd goed bij te houden. Ik doe dat via een timesheet app. Dan zie je hoeveel je werkt per klant en hoelang je aan je bureau hebt gezeten.”

“Zorg ervoor dat je enige garantie hebt dat je je geld krijgt. Op wereldwijde platformen komt het soms voor dat je twee weken werkt aan een project, dan je factuur stuurt, twee weken voortdoet om dan te merken dat de opdrachtgever je nog niet betaald heeft en dat waarschijnlijk ook nooit zal doen. Dan heb je een maand voor niks gewerkt. Een deel vooraf laten betalen kan een oplossing zijn, of kies voor een organisatie zoals Toptal die ervoor zorgt dat je steeds correct betaald wordt.”

“Het belangrijkste is de vertrouwensband op te bouwen met je klant. Zorg dat die tevreden is. Communiceer correct, ook als er iets niet lukt. Er is niets erger voor een opdrachtgever dan een freelancer die problemen ondervindt met het werk, maar dagen- of wekenlang niks laat weten. Wees dus altijd eerlijk. Opdrachtgevers zijn ook mensen, die begrijpen dat er soms dingen zijn die niet gaan zoals gepland.”