Beheren van externen, zelf doen of uitbesteden?

Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven ervoor kiezen om na een outsourcing toch weer het beheer van externen intern te maken. Marleen Deleu, oprichter van The Flex Academy, geeft vanuit haar ervaringen negen redenen die bedrijven hiervoor aanhalen.

1. De business case was niet goed (genoeg) gemaakt door de klant of de MSP
Hier kunnen allerlei redenen voor zijn. Meestal heeft men onvoldoende of onbetrouwbare data om op voorhand de ROI te berekenen. Daardoor zijn de verwachtingen van bij het begin fout gesteld en dan komt het nog zelden goed met de uitbesteding.

Ook al meegemaakt: scope creep, waarbij de inkoper een enorme spend voorstelt en hierover onderhandelt, maar in de realiteit heeft hij hier geen mandaat voor waardoor de oefening voor de MSP bijgevolg niet klopt. Omgekeerd, men heeft de spend onderschat door bijvoorbeeld enkel over één afdeling na te denken en plots komt de vraag om hetzelfde te doen voor de hele site of zelfs meerdere sites. Hierbij worden al te vaak aannames gemaakt om snel te gaan en daar loopt het dan mis.

2. Eerst de vent en dan de tent
Een wisseling in het team bij de MSP of een backup-regeling dat niet goed uitgewerkt is: er kan er al eens iets fout lopen. Maar dat kan evenzeer bij de klant het geval zijn. Nieuwe bazen hebben al eens een andere visie of voorkeuren en gaan sleutelen aan de oorspronkelijke samenwerkingsafspraken. Wat ook vaak een heikel punt is, is dat men onderschat dat uitbesteden een werkwoord is, dat dit de nodige kennis, opvolging en acties vereist. Maar vooral eigenaarschap.

3. Gaan voor de kortetermijnwinst en niet op lange termijn
Uitbesteden is een strategische oefening met als doel succes op de lange termijn voor de uitbestedende organisatie. Als dat doel enkel voor de korte termijn is gesteld (zoals bijvoorbeeld directe kostenbesparingen), zal het niet tot een partnership komen tussen beide partijen. Zaak is dus om de doelstelling voor de uitbesteding aan een MSP zo strategisch mogelijk te stellen en die om te zetten in deeldoelstellingen voor kortere periodes.

4. Beide partijen willen niet investeren in de samenwerking
Een uitbesteding vereist veel tijd en aandacht, bijvoorbeeld voor een gedegen voorbereiding, monitoring en bijsturing waar nodig. Voorwaarde tot succes is dat je van bij het begin dezelfde visie deelt en dat er een cultural fit is. Hieruit volgt dat investeringen in tijd, kennis en middelen door beiden, opdrachtgever én aannemer, gelijkwaardig worden gedragen. De uitbestedende organisatie moet ook bereid zijn om eigen processen en procedures waar nodig te wijzigen, desnoods met een mandaat van de directie. De aannemende partij moet ook bereid zijn de eigen werkmethodes of middelen aan te passen indien de groei van de samenwerking dat vereist.
De MSP moet gepositioneerd worden en geïntegreerd in de dagelijkse werking van de uitbestedende organisatie. Versta hieronder: toegang krijgen tot relevante informatie, contactpersonen, enz.

5. De communicatie met alle betrokken stakeholders is onvoldoende gebeurd
Al te vaak speelt Inkoop soloslim. De verandering als gevolg van de uitbesteding zit doorgaans in de business bij de hiring managers, en toch zijn zij zelden op voorhand betrokken bij de oefening rond wel of niet uitbesteden. Ook externe stakeholders zoals leveranciers worden voor het blok gezet en moeten de nodige veranderingen ondergaan of het contract wordt stopgezet. Dat kan grote impact hebben op het succes van de uitbesteding: de business biedt weerstand of zoekt work around-oplossingen en leveranciers willen mogelijks niet meer leveren. Beide zijn ongewenst en ondermijnen het succes van de MSP-oplossing.

6. Wat is de definitie van goed of van succes?
Als je op voorhand niet vastlegt hoe succes zal worden gemeten en uitgedrukt, loop je het risico naast elkaar bezig te zijn en een andere taal te spreken.

7. De foute tooling of foute configuratie van het VMS-systeem
Doorgaans werkt MSP met een VMS om het inhuurproces te ondersteunen en de transparantie en eenvormigheid te garanderen. Soms heeft de klant al een systeem met een configuratie en moet de MSP hier zelf ook mee werken. Dat maakt hun opdracht soms onmogelijk omdat zij nauwelijks of geen vat hebben op de VMS-partner en dus erg afhankelijk zijn.

8. De MSP heeft alle problemen opgelost en de organisatie kan nu zelf weer verder
Doorgaans sluit men contracten van drie jaar af en daarin kan een MSP echt wel veel realiseren. Als men hier tevreden mee is, kan het een optie zijn om weer in te sourcen op dit punt en zelf het beheer verder zetten.