Wie neemt de regie bij het inhuren van externe talenten? Inkoop of HR?

Wie neemt de regie?

Uit het onderzoek Inhuur Externen: Is dat een zaak voor HR, Procurement of de Business? blijkt dat de inhuur verantwoordelijkheid nu bij een derde van de organisaties of bij HR of bij Inkoop hoort; bij 40% is dit verdeeld over meerdere afdelingen, en bij een kwart van de deelnemende bedrijven bij de business managers. Een aanzienlijk deel van de deelnemers aan het onderzoek zouden graag zien dat dan wel HR dan wel Inkoop een grotere rol krijgt in de regie van dit onderwerp.

Bij een op de vijf deelnemende organisaties aan het onderzoek bestaat reeds meer dan 20% van de totale ‘workforce’ uit externen en dit exclusief uitzendkrachten. Het zijn doorgaans kenniswerkers, witte boorden flexibele krachten, die met kennis en innovatie van uw organisatie bezig zijn en bovendien een flink uurtarief aanrekenen. Dat het vaak ook talenten zijn die op freelance basis of als project gedetacheerde worden ingehuurd, maakt het juridisch meer complex en risicovol als dit niet goed wordt geregeld.

Op gebied van inhuur volwassenheid kunnen ondernemingen nog grote stappen maken door van hun huidige, decentrale aanpak naar een meer gecentraliseerd geheel te gaan. Niet alleen levert dat aanzienlijke winsten aan procesefficiëntie en verminderde risico’s op, maar kan een gecoördineerd programma bijvoorbeeld rond goed opdrachtgeverschap een antwoord bieden op de aankomende schaarste aan flexibele kenniswerkers.

Waar moeten we beginnen met centraliseren?

Deze vraag komt als snel naar boven na de vraag wie moet de regie nemen. Mijn advies is om te beginnen met al de betrokken partijen bij het inzetten van externe talenten, de ‘stakeholders’, in kaart te brengen. Ontelbare keren heb ik al vastgesteld dat men wel ambitieus is om de chaos in verband met inhuur op orde te krijgen, maar dat dit moeizaam gaat, als het al niet mislukt. Waarom? Omdat men niet eerst alle stakeholders oplijst en het belang van hun rol niet aligneert aan de te maken oefening. Stakeholders aligneren bevordert wederzijds begrip, de onderlinge communicatie en laat toe om over functies en afdelingssilo’s heen verbanden te leggen.

Eens u het lijstje hebt gemaakt, kan u alle rollen in een overzichtelijke matrix plaatsen waar op de X-as aangegeven staat of hun kennis gewenst is dan wel noodzakelijk. Op de Y-as duidt u aan of hun steun gewenst dan wel noodzakelijk is. In elk kwadrant plot u dan de diverse rollen in die de stakeholders in uw organisatie of erbuiten hebben.

U ziet zo heel overzichtelijk wie bij het project betrokken is en u vermijdt dat er halfweg uw project een belangrijke betrokken partij plots uit het niets opduikt en het project ophoudt. U zal veel meer efficiënt stappen maken met het centraliseren omdat u niet alleen beter weet waar de pijn in uw organisatie zit, maar ook wat externe stakeholders zoals leveranciers en externe talenten van de huidige manier van samenwerken vinden.

Het is de enige manier om tot een gezamenlijke visie te komen over hoe in de toekomst extern talent wordt ingehuurd, ingezet en begeleidt in uw organisatie. Alleen zo kan ook u groeien in inhuur volwassenheid, weg uit die eerste en tweede lastige en immature fases, op weg naar steeds meer strategisch inzetten van externen, op weg naar een visie en beleid voor alle talent, op de eigen loonlijst of niet.